Начиная с EnterpriseData 1.7 при синхронизации можно передавать состояния электронных документов между учётной программой и отдельным приложением 1С:Клиент ЭДО. Так пользователи видят ход обмена в обеих системах.
1С может автоматически подобрать формат для обмена с контрагентом. Если условия сделки требуют другого представления документа, формат можно изменить в настройках ЭДО, действующих для выбранного контрагента.
Электронный документ можно распечатать, если бумажная копия нужна для внутренней работы. При этом распечатка является копией: юридически значимым оригиналом остаётся электронный документ.
Контрагент может запросить данные, которые не входят в стандартный набор реквизитов формата: например, номер заказа, партии или спецификации. В 1С для этого настраивают дополнительные поля по видам исходящих документов.
Если фактически принято меньше или больше товаров, чем указано в электронном документе поставщика, расхождение можно отразить в учётной программе и передать контрагенту электронным актом.
Если у контрагента несколько идентификаторов участника ЭДО или разные договоры требуют отдельных правил, создайте настройки отправки по договорам. Тогда документ будет направляться по нужному маршруту.
Пакет объединяет несколько документов и вложений по одной сделке. Отправитель собирает его до отправки, а получатель может обработать пакет целиком или, если оператор и формат это позволяют, работать с отдельными документами.
Выбор между исправительным и корректировочным документом зависит от причины изменения. Ошибки исходных данных исправляют отдельным исправлением, а согласованное изменение стоимости оформляют корректировкой по соглашению сторон.
Порядок исправления зависит от того, где обнаружена ошибка: в табличной части, реквизитах или формате. Для уже отправленного документа обычно нужно сформировать новую версию и согласовать аннулирование предыдущей.
Состояния электронного обмена помогают контролировать, какие первичные документы уже обработаны, а где требуется действие вашей организации или контрагента. Регулярно проверяйте незавершённые документы в списках 1С.
Отклонение используют, когда получатель не согласен с электронным документом и ещё не принял его. Отказ оформляется уведомлением об уточнении, где указывают причину несогласия.
В рабочем месте 1С-ЭДО можно выбрать, как показывать документы: группировать их в пакеты, выводить предпросмотр и включать легенду. Эти параметры помогают настроить экран под поток документов и роли сотрудников.
При обмене с квалифицированной электронной подписью отдельное соглашение об ЭДО не обязательно во всех случаях. Если стороны решили закрепить дополнительные правила, документ можно сформировать из настроек обмена с контрагентом.
Электронный акт сверки помогает сторонам сопоставить взаиморасчёты и зафиксировать согласованный результат обмена. Перед работой проверьте поддержку формата в используемой версии программы и у операторов сторон.
Для электронного обмена актом о выполненных строительных работах подготовьте документ в учётной программе и проверьте, поддерживает ли выбранный оператор нужный вид документа.
Массовая отправка помогает загрузить один или несколько файлов и распределить их между получателями. До подтверждения проверьте организацию-отправителя, контрагентов и имена файлов.
Выборочный обмен позволяет запускать отправку и получение электронных документов для выбранной организации или учётной записи ЭДО. Это полезно, если в информационной базе несколько организаций и сертификатов.
Если формализованный электронный документ уже подготовлен в XML, его можно добавить из файла в программе 1С. Перед загрузкой убедитесь, что документ сохранён, ещё не подписан и соответствует выбранному сценарию обмена.
В 1С-ЭДО доступны два способа работы с документами. Расширенный интерфейс помогает контролировать стадии обмена через папки, а лёгкий собирает основные действия в компактных разделах с фильтрами и предпросмотром.
1С-ЭДО принимает формализованные электронные документы и файлы распространённых офисных, текстовых, графических и архивных форматов. Перед загрузкой проверьте расширение файла и убедитесь, что документ сохранён в поддерживаемом виде.