Электронные перевозочные документы
ЭПД с 1 сентября 2026: как подготовить компанию без остановки бизнеса
Подробный материал по данным презентации вебинара: что меняется в перевозочных документах, кого затронет переход, как работает ЭТрН и что нужно проверить в 1С, ЭДО, КЭП, МЧД и процессах до дедлайна.
С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы становятся базовым инструментом для значительной части коммерческих перевозок. Для бизнеса это не просто новый формат файла вместо бумаги. Переход на ЭПД меняет работу логистов, бухгалтерии, водителей, диспетчеров, экспедиторов, ИТ-специалистов и всех сотрудников, которые подписывают или контролируют перевозочные документы.
Главный риск состоит не в самом сервисе, а в неподготовленности процессов. Если компания начнет разбираться с ЭПД в августе 2026 года, может выясниться, что в 1С старый релиз, у сотрудников нет КЭП, не оформлены МЧД, водитель не может подписать титул с телефона, а ключевые контрагенты еще не подключены к обмену. В такой ситуации проблема превращается из юридической в операционную: отгрузки могут зависать из-за неподписанных документов.
Что меняется с 1 сентября 2026 года
Переход к ЭПД связан с долгосрочной цифровизацией транспорта. В презентации эта логика привязана к Транспортной стратегии РФ до 2030 года с прогнозом до 2035 года: сначала эксперименты и подготовка форматов, затем широкое внедрение, далее развитие цифровой транспортной среды.
Ключевой нормативный ориентир в материалах презентации - Федеральный закон от 07.06.2025 N 140-ФЗ. По нему с 1 сентября 2026 года в электронный формат переводится ряд перевозочных и экспедиторских документов. Для компаний это означает необходимость заранее подготовить учетные системы, электронные подписи, маршруты согласования, роли сотрудников и обмен с контрагентами.
Отдельная тема - реестры НЦТЛП "ГосЛог". В презентации указано, что экспедиторы должны быть зарегистрированы в реестре, а с 2027 года аналогичный обязательный этап планируется для перевозчиков. Поэтому при подготовке к ЭПД нужно проверять не только себя, но и партнеров: экспедиторов, перевозчиков и операторов, через которых проходит документооборот.
Кого касается переход на ЭПД
Распространенная ошибка - считать, что ЭПД нужен только транспортным компаниям. На практике электронные перевозочные документы затрагивают всех участников перевозочной цепочки: грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и грузополучателей.
Формирует данные перевозки, создает Т1, запускает электронную транспортную накладную и отвечает за корректность сведений.
Принимает груз к перевозке, подписывает Т2, фиксирует события в пути и завершает документ через Т4.
Принимает груз, подписывает Т3, указывает замечания по количеству, состоянию или обстоятельствам приемки.
Организует перевозку, может принимать груз во владение и в отдельных сценариях выступать грузоотправителем в ЭТрН.
Даже если организация просто получает товары или заказывает доставку, она может оказаться участником электронного обмена. Поэтому важно понять свою роль в каждой схеме поставки.
Какие документы переходят в электронный формат
В материалах вебинара перечислены основные документы, которые становятся частью электронного перевозочного документооборота:
| Документ | Зачем нужен | Кому важен |
|---|---|---|
| ЭТрН | Электронная транспортная накладная подтверждает перевозку груза автомобильным транспортом и фиксирует события по титулу. | Грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель, экспедитор. |
| ЭЗЗ | Электронная заказ-заявка используется для оформления заявки на перевозку. | Заказчик перевозки и перевозчик. |
| Поручение экспедитору | Фиксирует поручение клиента экспедитору на организацию перевозки. | Клиент и экспедитор. |
| Экспедиторская расписка | Подтверждает факт приемки груза экспедитором для организации перевозки. | Экспедитор, клиент, участники схемы с передачей груза во владение экспедитора. |
| Складская расписка | Используется, когда груз размещается на хранение в рамках экспедиторского сценария. | Экспедитор, клиент, складская логистика. |
| ЖД и авиа-накладные | Оформляются в соответствующих отраслевых системах. | Участники железнодорожных и авиационных перевозок. |
Когда бумага все еще возможна
Презентация отдельно выделяет исключения, при которых ЭТрН и ЭЗЗ могут оформляться на бумаге. Среди них: перевозка грузов военного назначения, отдельные перевозки с участием иностранных юридических лиц, каботажные перевозки иностранных перевозчиков из ЕАЭС, перевозки для личных нужд физлиц, технический сбой ГИС ЭПД, отсутствие интернета, перевозка драгоценных металлов и камней, а также отдельные ситуации, когда грузоотправитель и грузополучатель совпадают.
Как работает электронная транспортная накладная
ЭТрН подписывается не одним действием, а поэтапно. Каждый участник заполняет и подписывает свой титул. Это позволяет видеть, на каком этапе находится перевозка и кто отвечает за очередное действие.
| Титул | Кто оформляет | Что фиксируется |
|---|---|---|
| Т1 | Грузоотправитель | Оформление перевозки, сведения о грузе, сторонах, перевозчике, транспорте и маршруте. |
| Т2 | Перевозчик | Принятие груза к перевозке, погрузка, сведения о водителе и транспортном средстве. |
| Т3 | Грузополучатель | Приемка груза, дата и обстоятельства приемки, замечания по количеству или состоянию. |
| Т4 | Перевозчик | Выдача груза, завершение перевозки, отметки о фактической разгрузке. |
| Т5-Т8 | По ситуации | Стоимость, переадресация, замена водителя или транспортного средства и другие события. |
Т1 оформляет грузоотправитель, Т2 - перевозчик при погрузке, Т3 - грузополучатель при приемке, Т4 - перевозчик при разгрузке. ГИС ЭПД формирует QR-код.
Практические сценарии перевозок
Простая перевозка
Грузоотправитель формирует Т1 в своей учетной системе, подписывает КЭП и отправляет оператору ИС ЭПД. Перевозчик получает файл, сверяет данные, заполняет Т2 и подписывает его. Грузополучатель принимает груз и подписывает Т3. Перевозчик подписывает Т4, после чего документооборот по ЭТрН завершается.
Перевозка собственным или арендованным транспортом перевозчика
На визуальном слайде указано: если грузоперевозку осуществляет транспортная компания или ИП, груз перевозится собственным или арендованным транспортом перевозчика, а водитель числится в штате перевозчика, оформление ЭТрН обязательно.
Транспортная компания или ИП выполняет перевозку своим/арендованным транспортом, водитель числится в штате перевозчика - ЭТрН обязательна.
Перевозка между филиалами с привлечением другого юрлица или ИП
Даже если грузоотправителем и грузополучателем выступает одно юридическое лицо или ИП, но перевозка выполняется привлеченным перевозчиком, электронная транспортная накладная требуется. Презентация отдельно подчеркивает: груз может перевозиться собственным или арендованным транспортом перевозчика, а водитель является штатным сотрудником перевозчика.
Перевозка между филиалами с привлечением другого юрлица или ИП как перевозчика - ЭТрН обязательна.
Перевозка через экспедитора
Если перевозка организована через экспедитора, нужно смотреть, принимает ли экспедитор груз во владение. В презентации это привязано к экспедиторской расписке. Если расписка подписывается, она подтверждает факт приемки груза экспедитором; в таком сценарии ЭТрН оформляет и подписывает экспедитор. Если расписка не подписывается, экспедитор в ЭТрН ничего не подписывает, участвует как агент и находится в роли наблюдателя.
Роль экспедитора зависит от экспедиторской расписки и факта приемки груза во владение.
Кросс-докинг и перегрузка
При перегрузке без размещения в зоне длительного хранения груз может идти через магистральное транспортное средство, а затем распределяться по конечным получателям на других автомобилях. В этом случае оформляется несколько ЭТрН: первая - на магистральную перевозку, остальные - на доставку конечным грузополучателям. Количество ЭТрН соответствует количеству конечных получателей.
Оформление электронной транспортной накладной при участии одного экспедитора, с разделением действий экспедитора, перевозчика и конечного грузополучателя.
Электронный путевой лист: отдельный документ
ЭПЛ не является тем же самым документом, что ЭТрН. Они могут существовать независимо друг от друга. Возможен смешанный вариант: например, ЭТрН оформляется электронно, а путевой лист остается бумажным, если для конкретного сценария электронный путевой лист не обязателен.
В электронном путевом листе участвуют собственник транспортного средства или диспетчер, медицинская организация, механик или контролер технического состояния. Титулы ЭПЛ фиксируют оформление, предрейсовый медосмотр, предрейсовый техосмотр, показания одометра при выезде и заезде, послерейсовый медосмотр.
1С-ЭПД, 1С-ЭДО и сервис "Доки"
Презентация делает важное разделение: 1С-ЭДО и 1С-ЭПД - не одно и то же. 1С-ЭДО работает с бухгалтерскими документами: УПД, счетами-фактурами, актами и договорами. 1С-ЭПД работает с перевозочными и логистическими документами: ЭТрН, ЭЗЗ, экспедиторскими документами и ЭПЛ.
При этом ЭПД не ограничивается обменом между контрагентами. Документы передаются оператором ИС ЭПД в ГИС ЭПД, а значит становятся частью государственной цифровой транспортной инфраструктуры.
Роуминг
Если у контрагентов разные операторы, используется роуминг. В презентации указаны "Калуга Астрал", Такском, Контур и Тензор/СБИС. Роуминг нужен, чтобы грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель могли обмениваться документами без обязательной смены оператора.
"Доки" как единое окно
Сервис "Доки" представлен как единое пространство для ЭДО и ЭПД. В нем перевозочные документы будут выделены в отдельный раздел, но останутся рядом с УПД, актами и другими документами. Пользователь сможет работать в 1С, веб-кабинете или мобильной версии. Среди преимуществ: единый тариф, мобильное подписание, связь ЭТрН с УПД и документом 1С, автоматическое заполнение ЭТрН на основании реализации.
Стоимость и тарификация
Тарифы в презентации зависят от количества документов в год. Чем больше пакет, тем ниже справочная стоимость одного документа.
| Документов в год | Стоимость тарифа | Цена за документ |
|---|---|---|
| 600 | 3 600 ₽ | 6 ₽ |
| 1 000 | 5 000 ₽ | 5 ₽ |
| 5 000 | 22 500 ₽ | 4,5 ₽ |
| 10 000 | 40 000 ₽ | 4 ₽ |
| 50 000 | 150 000 ₽ | 3 ₽ |
| 100 000 | 250 000 ₽ | 2,5 ₽ |
По ЭТрН платными являются Т1 для грузоотправителя и Т2 для перевозчика. Т3 для грузополучателя бесплатен, Т4-Т8 отдельно не тарифицируются. По ЭПЛ Т1-Т4 считаются одним платным документом, Т5-Т6 бесплатны. Если машина не вышла в рейс и Т4 не подписан, документ не тарифицируется.
7 шагов подготовки к ЭПД
Типовые ошибки при подготовке
Документы нельзя подписать, даже если сервис подключен.
Подпись представителя может быть юридически некорректной.
ЭПД не работает без оператора и обменной инфраструктуры.
Функционал может быть недоступен или требовать обновления.
Документооборот встанет, если в цепочке не готов хотя бы один ключевой участник.
Слишком поздний запуск повышает риск остановки отгрузок.
Доработки могут потребоваться для сопоставления номенклатуры, автозаполнения ЭТрН из реализации, маршрутизации подписания, интеграции с мобильными устройствами водителей, работы с филиалами, несколькими юрлицами и роумингом.
Частые вопросы
Что делать, если у контрагента другой оператор?
Использовать роуминг между операторами. В презентации указано, что роуминг реализован между "Калуга Астрал", Такском, Контуром и Тензором/СБИС. Для отдельных пар контрагентов настройка может выполняться индивидуально.
Кто подписывает ЭТрН, если есть экспедитор?
Все зависит от того, принимает ли экспедитор груз во владение. Если принимает и подписывается экспедиторская расписка, экспедитор может оформлять и подписывать ЭТрН. Если нет, он участвует как агент/наблюдатель, а ЭТрН формирует грузовладелец.
Нужна ли ЭТрН при самовывозе?
Если договора перевозки нет, например покупатель забирает товар сам или продавец доставляет собственным транспортом без отдельной услуги перевозки, ЭТрН может не требоваться. В таких случаях важно отдельно проверять конкретный договорной сценарий.
Сколько ЭТрН нужно при сборном грузе?
По логике презентации, количество ЭТрН соответствует количеству конечных грузополучателей. Если груз разделяется на несколько доставок, оформляются отдельные документы по конечным получателям.
Что делать, если в месте погрузки нет интернета?
Водитель может сообщить данные ответственному сотруднику по телефону, а сотрудник подпишет нужные титулы в 1С. После восстановления связи мобильное приложение обновит статус. Для стационарных точек желательно обеспечить хотя бы временный доступ к интернету.
Что показывать инспектору?
При оформлении ЭПД формируется QR-код. Водителю нужно перед рейсом открыть приложение и проверить, что код доступен, в том числе из кэша. На проверке предъявляется QR-код с телефона или планшета.
Что сделать уже сейчас
Оптимальный первый шаг - провести экспресс-аудит готовности к ЭПД: проверить релиз 1С, наличие ЭДО, КЭП и МЧД, роли сотрудников, готовность водителей, контрагентов, роуминга и сложных сценариев перевозки. По итогам аудита компания получает чек-лист и точный план действий до 1 сентября 2026 года.
