Как программа «1С:Управление торговлей» помогает автоматизировать деятельность специализированных управляющих компаний

Комплекс апартаментов ОГНИ ЕКАТЕРИНБУРГА — это новый масштабный проект, сочетающий в себе уникальные архитектурные решения, современные технологии и удачное месторасположение, что делает его выгодным капиталовложением для инвесторов и желанным приобретением для жильцов.

ОГНИ ЕКАТЕРИНБУРГА — это 23 этажа современного комфорта для самых требовательных и самых продвинутых жителей. Фасад со светлым остеклением и обтекаемыми формами в сочетании с четкими геометрическими линиями выгодно отличают ОГНИ от других проектов компании. На такой внешний вид обратят внимание, и коренные жители, и гости Екатеринбурга, ведь ОГНИ расположены на главном «гостевом маршруте».

Комплекс спроектирован как для жителей, которым удобно получать все необходимые услуги для комфортной жизни в шаговой доступности, так и для предпринимателей. На 1 и 2 этажах расположения удобная коммерческая инфраструктура.

Как было до реальной автоматизации:

Мы купили программу для ведения учета, но работать в ней было неудобно, многие из наших задач в ней не были автоматизированы и вообще предусмотрены, а именно:

- нам надо было вести учет продаж, то есть выписывать счета и отслеживать оплату как апартаментов, так и услуг аренды;

- необходимо вести учет услуг, а именно: работу  консьержей, внутренних работ по ремонту зданий;

- было необходимо сделать так, чтобы менеджеры, бухгалтера и руководители с одной стороны, работали бы в одной программе, а с другой стороны, им было бы удобно выполнять свою часть работы, и они не могли бы видеть и исправлять «чужие» документы и результаты работы.

Все это программа, которую мы приобрели, не умела делать.

Кроме того, ввод данных по платежным квитанциям в существующую программу отнимал очень много времени, так как надо было, кроме суммы, указывать номера апартаментов, за которые пришла оплата и много другой справочной информации.

Как мы пришли к автоматизации:

Наша компания новая, недавно существует на рынке, и мы хотели в самого начала наладить работу удобно и правильно, а без автоматизации это невозможно. Так как первая попытка автоматизации оказалась неудачной, мы решили в этот раз обратиться к специалистам, - официальному партнеру 1С.

Как происходила автоматизация

Начало:

Мы позвонили в  компанию «Прайм-1С-Екатеринбург» и перечислили им некоторые из наших проблем. Менеджер компании отнесся к нам очень внимательно, задавал дополнительные вопросы и предложил встретиться лично, так как вопросов по автоматизации было много, и по телефону трудно было разобраться во всех наших задачах и предложить наилучшее решение. На встречу менеджер «Прайм-1С-Екатеринбурга» пришел не один, а со специалистом-внедренцем. Уже на первой встрече я увидела заинтересованность и желание реально нам помочь. 

По результатам двух встреч и опросов наших сотрудников специалистами появилась реальная «картина» (но пока еще в голове), как автоматизировать нашу работу так, чтобы всем было удобно работать в одной системе. Затем эту «картину» перевели на бумагу и специалисты «Прайм-1С-Екатеринбург» прислали нам коммерческое предложение, в котором четко было написано, на кокой программе нам лучше работать и что в ней надо настроить дополнительно, чтобы она полностью удовлетворяла нашим запросам. Речь шла о том, как можно реализовать все наши задачи на базе 1С:Управление Торговлей 8.

По результатам демонстрации я очень удивилась, насколько много полезных функций, кроме тех которые нам необходимы, имеет программный продукт. Но некоторый функционал нужно было разработать именно под наш учет. Затем специалисты продемонстрировали нам план доработок и внедрения, по которому необходимо было нам всем двигаться в случае начала автоматизации. После согласования с директором, предложение по автоматизации от «Прайм-1С-Екатеринбург» было принято.

Как все происходило:

1. Специалистами разрабатывался дополнительный функционал программы 1С:Управление Торговлей 8:

• Проведены дополнительные настройки прав пользователей по ролям и подразделениям;
• Реализована рассылка SMS по типам клиентов прямо из программы по статусам заявок от клиентов: заявка принята, заявка выполнена;
• Реализована оплата коммунальных услуг по штрих-коду квитанции;
• Проведена настройка чеков при оплате через системы эквайринга, чтобы вести аналитику платежей, которая нам требовалась;
• Доработаны печатные формы договоров, чтобы менеджерам не приходилось каждый раз корректировать вручную.

Результат: Сокращение времени на оформление оплат по коммунальным услугам, автоматизация оплаты посредством эквайринга, увеличение продаж посредством привлечения дополнительных клиентов от рассылок.

2. Специалистами производилась установка, настройка, программы 1С:Управление Торговлей 8, обучение наших сотрудников:

• Установка и первоначальная настройка нормативно-справочной информации;
• Подключение торгового оборудования;

Результат: Установленное ПО.

3. Специалистами проводилось обучение персонала работе с программой 1С:Управление Торговлей 8.

• Вводное обучение менеджеров по работе с программой 1С:Управление Торговлей 8 с учетом изменений программы.
• Обучение, консультации по вводу начальных данных и справочников в программу.
• Профильное обучение всех сотрудников по должностям.
• Дополнительное обучение работе с торговым оборудованием, с кассами: открытие, закрытие, снятие кассы. Формирование кассовой книги. Формирование форм отчетности по реализации Управление Торговлей 8
• Пробная самостоятельная работа сотрудников в программе.
• Консультирование по результатам самостоятельной работы.

Результат: Персонал компании получил новые навыки и инструменты управления.

4. Запустили программу 1С:Управление торговлей 8:

• Проверка введенных данных.
• Запуск программы.

Результат: Запущенное ПО. Обученный персонал. Все сотрудники компании работают в одной системе, но с разными правами, не мешают друг другу.  Клиенты компании получают SMS-рассылки по статусам своих заявок, это очень удобно. Сотрудники обучены, используют программу автоматизации для ускорения работы, не тратят рабочее время на монотонную работу. По максимуму использовался стандартный функционал программы:

Показатели эффективности:

Планируемый рост производительности труда - 116%;

Планируемый рост выручки - 145%;

Сокращение временных затрат на обработку поступивших платежей, рассылки клиентам.  подготовку внутренней/внешней отчетности – после внедрения 1С: Управление Торговлей 8 - МИНИМУМ В 2.5 РАЗА!

Планы по автоматизации:

Сейчас мы автоматизировали все то, что нам необходимо для нормальной работы менеджеров и бухгалтерии. Но «аппетит приходит во время еды», и мы решили не останавливаться на достигнутом. У нас появилось еще много идей, как можно дальше улучшать нашу работу, сделать ее более технологичной и удобной, сократить рабочее время персонала, которое тратится на монотонную и нетворческую  работу, отдать все, что можно, программе, чтобы высвободить ресурсы сотрудников для продаж, более активного общения с клиентами.

В скором времени мы планируем приобрести программу 1С: Документооборот для автоматизации работы с договорами, более эффективного взаимодействия структур, организации процессов регистрации, движения, хранения документов в нашей компании. Кроме того, мы планируем реализовать согласование документов между отделами и  согласующими лицами с помощью ЭЦП.

Коммерческое предложение по 1С:Документообороту «Прайм-1С-Екатеринбург» нам уже прислал, оно сейчас проходит согласование у руководства нашей компании.

Спасибо фирме «1С» за то, что разрабатывает такие удобные программы, и  ее партнеру «Прайм-1С-Екатеринбург» за то , что они помогают нам эти программы освоить и внедрить в нашу деятельность!

Автоматизированы следующие функции:

• Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками
  • Взаиморасчеты с поставщиками
• Управление продажами, логистикой и транспортом (SFM, WMS, TMS)
  • Продажи (сбыт), сервис, маркетинг
    • Взаиморасчеты с покупателями
    • Оформление заказов покупателей
    • Планирование продаж
    • Учет продаж ТМЦ
    • Формирование графика поступления оплат

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС 
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой «1С»
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами «1С»
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам «Задать вопрос на линию консультаций 1С», «Задать вопрос аудитору»
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций «1С:Предприятие», диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Выполнены следующие работы:

• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика