Как в "1С:Рознице" и "1С:УНФ" правильно отразить выемку наличных денежных средств из кассы ККМ
Четкий ответ: Для отражения выемки наличных денежных средств из кассы ККМ в программах «1С:Розница» и «1С:УНФ» используются документы «Выемка денег» и «Поступление в кассу». Операция проводится через рабочее место кассира (РМК) или список чеков ККМ. Деньги сначала перемещаются в категорию «деньги в пути», а затем оформляются как поступление в кассу компании с видом операции «Розничная выручка».
Данная инструкция будет полезна кассирам, бухгалтерам, руководителям розничных точек и финансовым директорам, которые хотят автоматизировать учет денежных средств, минимизировать ошибки в кассовой дисциплине и обеспечить прозрачность движения наличных между кассами магазинов и центральной кассой компании. Особенно актуально для сетевых магазинов, точек общественного питания и любых организаций, использующих контрольно-кассовую технику с передачей данных в 1С.
Важно: Для автономных ККМ и ККМ офлайн выемка и внесение денежных средств производятся документом "Поступление в кассу" на основании "Отчета о розничных продажах".
Когда и зачем нужна выемка наличных из кассы ККМ
Выемка денежных средств из кассы ККМ — это стандартная операция, которая выполняется в течение рабочего дня или при закрытии смены для изъятия излишней наличности из денежного ящика кассы. Это необходимо для:
- Контроля остатков: Предотвращает накопление крупных сумм наличных, что снижает риски и упрощает инкассацию.
- Учета выручки: Позволяет корректно отражать розничную выручку в кассе компании.
- Соблюдения кассовой дисциплины: Соответствует требованиям ведения кассовых операций в РФ.
Использование встроенного функционала 1С:Розница и 1С:УНФ делает этот процесс быстрым, прозрачным и исключает ручные ошибки.
Управляйте наличными средствами профессионально с 1С:Розница и 1С:УНФ
Программы «1С:Розница» и «1С:Управление нашей фирмой» (УНФ) предоставляют полный набор инструментов для управления денежными потоками: от контроля остатков в кассах ККМ до планирования платежей и анализа поступлений.
- Ведите учет наличных по местам хранения: сейфы, денежные ящики онлайн-касс.
- Работайте с банковскими и кассовыми документами в единой системе.
- Анализируйте денежные потоки и планируйте платежный календарь.
Пошаговая инструкция: Как отразить выемку наличных в 1С
В программах «1С:Розница» и «1С:УНФ» предусмотрено два способа оформления выемки денег. Рассмотрим их по порядку.
Способ 1. Через рабочее место кассира (РМК)
Этот метод используется непосредственно кассиром в процессе работы. Выемку можно выполнить из окна состояния кассы.
- Откройте рабочее место кассира (РМК).
- В правой панели управления найдите кнопку «Выемка» (рис. 1).
- В открывшейся форме введите сумму, которую необходимо изъять из кассы ККМ (рис. 3).
- Нажмите кнопку «Подтвердить».
Рис. 1 – Кнопка «Выемка» в РМК
Рис. 3 – Форма для ввода суммы выемки
Важно: После подтверждения денежные средства автоматически перемещаются из кассы ККМ в категорию «деньги в пути». Это промежуточный этап, который позволяет отследить движение наличных до их фактического поступления в кассу компании.
Способ 2. Через список документов «Чеки ККМ»
Этот способ подходит для оформления выемки бухгалтером или администратором, например, при закрытии смены.
- Перейдите в раздел «Продажи» – «Розничные продажи» – «Чеки ККМ».
- В верхнем правом углу нажмите кнопку «Выемка денег» (рис. 2).
- Введите сумму изъятия и подтвердите операцию.
Рис. 2 – Кнопка «Выемка денег» в списке чеков ККМ
Контроль движения денежных средств
После проведения выемки важно убедиться, что средства корректно переместились в категорию «деньги в пути». Для этого в 1С предусмотрены специализированные отчеты:
Отчет «Деньги в кассах ККМ»
Позволяет проанализировать остатки и движение наличных денег непосредственно в кассах контрольно-кассовых машин (рис. 4).
Отчет «Денежные средства к поступлению»
Показывает суммы, которые уже изъяты из касс ККМ, но еще не зачислены в кассу компании. Фактически, это отчет по деньгам в пути (рис. 5).
Рис. 5 – Отчет «Денежные средства к поступлению»
Оформление поступления наличных в кассу компании
Следующий обязательный шаг — отразить фактическое поступление изъятых наличных в кассу предприятия. Для этого используется документ «Поступление в кассу».
- Перейдите в раздел «Деньги» – «Касса» – «Поступления в кассу».
- На вкладке «Денежные средства к поступлению» выделите ранее созданный документ выемки денег (рис. 6).
- Нажмите кнопку «Принять оплату».
- Автоматически создастся документ «Поступление в кассу» с видом операции «Розничная выручка» (рис. 7).
- Укажите кассу компании, в которую поступают средства, и проверьте сумму.
- Проведите и сохраните документ.
Рис. 6 – Выбор выемки для принятия оплаты
Рис. 7 – Документ «Поступление в кассу» с видом операции «Розничная выручка»
Для контроля всего процесса — от выемки до зачисления в кассу — используйте следующие отчеты:
- «Денежные средства к поступлению» — показывает сумму, которая была изъята, но еще не проведена через поступление в кассу (рис. 8).
- «Деньги» — итоговый отчет по всем денежным средствам компании, включая остатки и поступления (рис. 9).
Рис. 8 – Отчет «Денежные средства к поступлению»
После проведения документа денежные средства будут зачислены в указанную кассу компании, и их можно будет использовать для дальнейших хозяйственных нужд.
Прозрачный учет и аналитика движения денег
С помощью подсистемы «Деньги» в 1С:Розница и 1С:УНФ вы можете не только проводить выемку, но и получать детальные отчеты по движению наличных и безналичных средств. Анализируйте поступления в разрезе платежных средств: наличные, банковские карты, кредиты, бонусы и подарочные сертификаты.
Автоматизация выемки при закрытии смены
Для упрощения рутины в 1С предусмотрена возможность автоматического создания документов выемки и поступления при закрытии смены.
- При закрытии смены через окно состояния кассы можно выполнить выемку по одноимённой кнопке .
- Переключатель «Создавать выемку денег при закрытии смены»: При включении этой опции (рис. 10) при закрытии смены откроется окно для ввода суммы, и автоматически будет создан документ «Выемка наличных».
- Переключатель «Создавать поступление в кассу при закрытии смены»: В этом случае на основании выемки автоматически будет сформирован документ «Поступление в кассу» (рис. 11).
Рис. 10 – Кнопка выемки при закрытии смены
Рис. 11 – Настройка переключателей в кассе ККМ
Получите квалифицированную поддержку 1С
Чтобы избежать ошибок при настройке выемки наличных и других операций, воспользуйтесь услугой 1С:ИТС. Это официальный сервис фирмы «1С», который предоставляет обновления программ, консультации по телефону и электронной почте, а также доступ к методическим материалам.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Эта ошибка возникает, когда введенная сумма превышает остаток в кассе ККМ, учтенный в программе. Если фактически денег достаточно, возможно, часть средств осталась от предыдущей смены и не была оформлена как внесение в кассу. Создайте документ «Внесение денег» на эту сумму, а затем повторите выемку.
Обычно эта проблема связана со сбоями оборудования (отключение электричества, закончилась лента в фискальном регистраторе). Решение: полностью перезагрузите оборудование и создайте новый документ выемки.
Да. Вы можете оформить выемку через список документов «Чеки ККМ» в разделе «Продажи». Нажмите кнопку «Выемка денег», укажите сумму и подтвердите.
«Выемка денег» фиксирует сам факт изъятия наличных из кассы ККМ и перемещает их в «деньги в пути». «Поступление в кассу» — это завершающий этап, который зачисляет эти средства в кассу компании.
Да, в настройках кассы ККМ есть переключатели, которые позволяют автоматически создавать документы «Выемка наличных» и «Поступление в кассу» при закрытии смены.
