Универсальный передаточный документ (УПД) в 2025 году: рекомендации ФНС и преимущества для бизнеса
ФНС России официально рекомендует businesses переходить на использование универсального передаточного документа (УПД) уже сейчас. С 1 января 2026 года УПД станет единственным официально признанным электронным документом, подтверждающим отгрузку товаров, выполнение работ и оказание услуг. В этой статье мы подробно разберем, что такое УПД, кому он подходит, какие преимущества дает и как правильно его оформлять.
Что такое УПД и почему ФНС рекомендует его использовать?
Универсальный передаточный документ (УПД) — это единая форма, которая объединяет в себе счет-фактуру и первичный документ о передаче товаров, выполнении работ или оказании услуг. Формат УПД 5.03 утвержден приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.
С 1 января 2026 года прекращается действие предыдущих xml-форматов документов о передаче товаров и результатов работ. Это означает, что УПД станет обязательным форматом для электронного документооборота при подтверждении отгрузок.
Кому подходит УПД: основные категории пользователей
Компании на ОСН
Все организации и ИП на общей системе налогообложения, которые являются плательщиками НДС и выставляют счета-фактуры.
Поставщики товаров и услуг
Компании, которые регулярно осуществляют отгрузку товаров, выполнение работ или оказание услуг.
Участники электронного документооборота
Организации, которые уже перешли на ЭДО или планируют этот переход в ближайшее время.
Преимущества перехода на УПД для вашего бизнеса
- Сокращение документооборота — один документ вместо нескольких (счет-фактура + ТОРГ-12/акт)
- Упрощение налогового учета — уменьшение количества ошибок и расхождений
- Ускорение бизнес-процессов — быстрее оформление и согласование документов
- Сокращение расходов — экономия на бумаге, печати и хранении документов
- Прозрачность операций — единая форма для всех участников сделки
Как заполнять УПД: образец и инструкция
Заполнение универсального передаточного документа имеет свои особенности. Рассмотрим основные поля и правила заполнения:
- Наименование документа и дата составления
- Наименование экономического субъекта, составившего документ
- Содержание факта хозяйственной жизни
- Величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни
- Наименование должности лица, совершившего операцию
- Подписи ответственных лиц с указанием фамилий и инициалов
УПД вместо ТОРГ-12: как осуществить переход
Переход с ТОРГ-12 на универсальный передаточный документ требует подготовки и последовательных действий:
- Ознакомить сотрудников с новым форматом документов
- Внести изменения в учетную политику организации
- Настроить шаблоны документов в учетной системе (1С и другие)
- Заключить дополнительные соглашения с контрагентами о переходе на УПД
- Протестировать процесс формирования и отправки УПД на нескольких контрагентах
- Осуществить полный переход на УПД для всех операций
Электронный УПД: особенности и преимущества
Электронная форма УПД имеет значительные преимущества перед бумажным документооборотом:
| Критерий | Бумажный документооборот | Электронный УПД |
|---|---|---|
| Скорость обработки |
Занимает от нескольких часов до нескольких дней
|
Практически мгновенно |
| Стоимость обработки одного документа | Значительная (бумага, печать, доставка, хранение) | Существенно ниже (затраты только на услуги оператора ЭДО) |
| Риск потери документа | Высокий | Минимальный |
| Возможность автоматической обработки | Ограниченная | Полная |
Ответы на частые вопросы по применению УПД
Да, универсальный передаточный документ можно использовать для оформления безвозмездной передачи товаров, выполнения работ или оказания услуг. В этом случае в документе указывается стоимость, равная нулю.
При использовании электронной формы УПД документ должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) в соответствии с требованиями законодательства.
Рекомендуется заранее уведомлять контрагентов о переходе на УПД и заключать дополнительные соглашения об изменении формата документооборота. С 2026 года УПД станет обязательным для электронного документооборота.
Оптимизируете налоги, учет или бизнес-процессы?
Спрашивайте — поможем.
