Примеры расчета больничных в 2026 году: как избежать ошибок и не переплатить
Расчет пособия по временной нетрудоспособности - одна из самых частых и сложных задач в работе бухгалтера. Ошибка может стоить компании денег из-за переплаты или штрафов и привести к конфликтам с сотрудниками. В этой статье собраны практические кейсы из Справочника кадровика с учетом новых правил 2026 года, когда МРОТ составляет 27 093 рубля. Представленные примеры показывают, как считать больничный в нестандартных ситуациях: при неполном рабочем дне, низком заработке, после увольнения и для совместителей.
Материал будет полезен главным бухгалтерам, расчетчикам зарплаты и специалистам по кадрам, которые хотят разобраться в тонкостях Федерального закона № 255-ФЗ и научиться применять их на практике.
Кому и зачем нужны эти примеры
Бухгалтеру-расчетчику
Увидеть пошаговый алгоритм: от расчета среднедневного заработка до выбора итоговой суммы с учетом ограничений по МРОТ и стажу. Все проводки и ссылки на нормы закона.
Кадровику
Понять, как стаж, график работы и факт увольнения влияют на размер выплаты, чтобы корректно отвечать на вопросы сотрудников.
Руководителю бизнеса
Оценить финансовую нагрузку на компанию в разных ситуациях и понять, почему важно, чтобы расчеты велись без ошибок, особенно если в компании есть доплаты до среднего заработка.
Основные нормативные документы
- Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" (ст. 7, 13, 14).
- Постановление Правительства РФ от 11.09.2021 № 1540 - Положение об особенностях порядка исчисления пособий.
- НК РФ, ст. 217, 422 - о налогообложении пособий и страховых взносах.
Навигация по примерам
Рассчитываете больничные вручную? Это отнимает часы
Примеры ниже показывают, как много нюансов: сравнение с МРОТ по каждому месяцу, учет стажа, ограничение для сотрудников со стажем менее 6 месяцев, расчет для совместителей. В программах 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Бухгалтерия все эти алгоритмы уже встроены. Программа автоматически:
- Рассчитает среднедневной заработок с учетом замены лет.
- Сравнит сумму с МРОТ и выберет верную с учетом неполного времени.
- Применит ограничение для тех, у кого стаж менее 6 месяцев.
- Сформирует проводки и заполнит отчетность.
Это исключает ошибки и экономит время бухгалтера. Хотите увидеть, как это работает?
Пример 1. Пособие по временной нетрудоспособности (общий случай)
Ситуация: Сотрудник болел с 29.05.2026 по 05.06.2026. Страховой стаж - 7 лет. Доход за 2025 год составляет 480 000 рублей, за 2024 год - 360 000 рублей. Полный рабочий день, районные коэффициенты не установлены.
1 Среднедневной заработок (фактический): (480 000 + 360 000) / 730 = 1 150,68 руб.
2 Минимум из МРОТ (27 093 руб.): (27 093 × 24) / 730 = 890,73 руб. Фактический заработок выше минимального, берем фактический.
3 Дневное пособие с учетом стажа 7 лет (80%): 1 150,68 × 80% = 920,54 руб.
4 Проверка по части 6.1 статьи 14 Федерального закона № 255-ФЗ: Сравниваем с МРОТ, деленным на количество дней в месяце.
- Май: 27 093 / 31 = 837,97 руб.
- Июнь: 27 093 / 30 = 903,10 руб.
Рассчитанное пособие (920,54 руб.) больше минимальных значений, поэтому пособие рассчитывается из фактического заработка.
5 Сумма за 3 дня за счет работодателя: 920,54 × 3 = 2 761,62 руб.
Проводки и НДФЛ представлены в таблице ниже.
Бухгалтерские проводки (для всех примеров)
| Дата | Содержание | Дт | Кт | Сумма (из примера 1) |
|---|---|---|---|---|
| 10.06.2026 | Начислено пособие за счет работодателя | 20 (26, 44) | 70 | 2 761,62 |
| 10.06.2026 | Удержан НДФЛ (13%) | 70 | 68.01 | 359 |
| 10.06.2026 | Выплачено пособие | 70 | 51 | 2 402,62 |
Пример 2. Замена лет (если сотрудница была в декрете)
Ситуация: Сотрудница болела с 29.05.2026 по 05.06.2026. В период с 2023 по 2025 год находилась в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребенком. Написала заявление о замене 2024 года на 2022.
Доход: за 2025 год - 493 181 руб., за 2022 год - 440 283 руб. (вместо 2024).
Расчет: (493 181 + 440 283) / 730 = 1 278,72 руб. (что выше варианта без замены). Далее расчет аналогичен примеру 1 с учетом стажа. Итог за 3 дня: 3 068,94 руб.
Пример 3. Неполное рабочее время (есть заработок)
Ситуация: Сотрудник работает на 0,5 ставки, болел с 29.06.2026 по 03.07.2026. Заработок высокий: за 2025 год - 580 000 руб., за 2024 год - 460 000 руб.
Важно: Правило пропорциональности ставке применяется только если средний заработок считается из МРОТ. Если фактический заработок выше МРОТ, ставка не влияет на расчет.
В данном примере фактический среднедневной заработок (1 424,66 руб.) выше МРОТ, поэтому расчет ведется в обычном порядке. Сумма за 3 дня: 3 419,19 руб.
Пример 4. Стаж менее 6 месяцев (полное время, нет заработка)
Ситуация: Стаж сотрудника менее 6 месяцев, в расчетном периоде заработка не было. Болел с 29.05.2026 по 05.06.2026.
1 Среднедневной заработок из МРОТ: 890,73 руб.
2 С учетом стажа (60%): 890,73 × 60% = 534,44 руб.
3 Ограничение для сотрудников со стажем менее 6 месяцев (часть 6 статьи 7 Федерального закона № 255-ФЗ): Пособие за полный месяц не может превышать МРОТ.
- Май: 27 093 / 31 = 837,97 руб.
4 Применение части 6.1 статьи 14 Федерального закона № 255-ФЗ: Если пособие в пересчете на месяц меньше МРОТ, то дневное пособие определяется как МРОТ, деленный на число дней месяца. В мае это 837,97 руб. Эта сумма больше, чем 534,44 руб. Значит, для расчета берется 837,97 руб. за день.
Итого за 3 дня: 837,97 × 3 = 2 513,91 руб.
Пример 4 - самый сложный для ручного счета
Как видно из примера, для сотрудников с маленьким стажем и отсутствием заработка нужно провести несколько сравнений: сначала ограничение по стажу (60%), затем правило части 6.1 статьи 14 Федерального закона № 255-ФЗ (МРОТ, деленный на число дней). В программах 1С эти алгоритмы заложены разработчиками в соответствии с последними изменениями законодательства. Бухгалтеру не нужно каждый раз обращаться к нормативным документам - программа сама выберет верный вариант расчета.
Пример 5. Стаж менее 6 месяцев, неполное время, нет заработка
Ситуация: Стаж сотрудника менее 6 месяцев, ставка 0,75, заработка в расчетном периоде нет. Болел с 30.05.2025 по 06.06.2025 (в примере используется МРОТ 2025 года - 22 440 руб.).
Среднедневной заработок из МРОТ с учетом ставки: (22 440 × 0,75 × 24) / 730 = 553,32 руб.
С учетом стажа (60%): 331,99 руб.
Правило части 6.1 статьи 14 с учетом ставки: (МРОТ / дни месяца) × ставка. В мае: (22 440 / 31) × 0,75 = 542,90 руб. Эта сумма больше. Итог за 3 дня: 1 645,80 руб.
Пример 6. Стаж менее 6 месяцев, неполное время, высокий заработок
Ситуация: Сотрудник устроился на работу недавно, стаж маленький, но есть высокий заработок у предыдущего работодателя. Ставка 0,9. Болел в июле 2026 года.
Фактический среднедневной заработок: 945,21 руб. (выше МРОТ).
С учетом стажа (60%): 567,13 руб.
Ограничение по стажу (менее 6 месяцев): максимальное дневное пособие в июле - 27 093 / 31 = 873,97 руб. 567,13 руб. меньше этого значения.
Применение части 6.1 статьи 14: МРОТ / дни = 873,97 руб. Это больше, чем 567,13 руб. Следовательно, пособие рассчитывается из МРОТ. С учетом ставки (часть 6.2 статьи 14): 873,97 × 0,9 = 786,57 руб. за день.
Итого за 3 дня: 2 359,71 руб.
Пример 7. Внешний совместитель
Ситуация: Сотрудник работает в двух организациях ("Альфа" и "Бета") в 2024-2026 годах. Страховой стаж 5,5 лет. В организации "Альфа" доход превысил предельную величину для начисления страховых взносов.
Пособие назначается и выплачивается по каждому месту работы отдельно (часть 2 статьи 13 Федерального закона № 255-ФЗ).
В организации "Альфа": Среднедневной заработок с учетом предельных величин: (2 759 000 + 2 150 000) / 730 = 6 724,66 руб. С учетом стажа (80%): 5 379,73 руб. за день. За 3 дня: 16 139,19 руб.
В организации "Бета": Фактический среднедневной заработок: 965,75 руб. С учетом стажа (80%): 772,60 руб. Проверка по МРОТ для ставки 0,2: (27 093 / 31) × 0,2 = 174,79 руб. - рассчитанное пособие выше. За 3 дня: 2 317,80 руб.
Итого: Сотрудник получит пособия от двух работодателей.
Пример 8. Доплата до фактического среднего заработка
Ситуация: Коллективным договором организации предусмотрена доплата пособия по временной нетрудоспособности до фактического среднего заработка. Заработная плата сотрудника превышает предельные величины для начисления страховых взносов.
Пособие, рассчитанное по нормам законодательства: (2 759 000 + 2 225 000) / 730 = 6 827,40 руб. за день. За 10 дней болезни: 68 274 руб.
Фактический средний дневной заработок: 6 986,30 руб. За 10 дней: 69 863 руб.
Сумма доплаты за счет средств организации: 69 863 - 68 274 = 1 589 руб. С суммы доплаты начисляются страховые взносы в общеустановленном порядке (пункт 1 статьи 420 НК РФ).
Пример 9. Пособие уволенному сотруднику (заболел в течение 30 дней после увольнения)
Ситуация: Сотрудник уволился 22.05.2026, заболел 09.06.2026.
Особенность: Пособие выплачивается в размере 60% среднего заработка независимо от страхового стажа (часть 2 статьи 7 Федерального закона № 255-ФЗ).
Расчет: Фактический среднедневной заработок 1 150,68 руб. × 60% = 690,41 руб. за день. За 3 дня: 2 071,23 руб.
Пример 10. Совместитель, заработок которого ниже МРОТ
Ситуация: Сотрудник работает в организации "Бета" на 0,5 ставки, доход за расчетный период низкий (125 000 руб. за 2025 год и 116 000 руб. за 2024 год).
Фактический среднедневной заработок: 330,14 руб. - это ниже МРОТ (890,73 руб.).
Среднедневной заработок из МРОТ с учетом ставки: 890,73 × 0,5 = 445,37 руб. Для дальнейшего расчета берется эта сумма.
С учетом стажа (80%): 356,30 руб.
Применение частей 6.1 и 6.2 статьи 14 Федерального закона № 255-ФЗ: (27 093 / 31) × 0,5 = 436,98 руб. Эта сумма больше, чем 356,30 руб. Следовательно, дневное пособие составляет 436,98 руб. За 3 дня: 1 310,94 руб.
Пример 11. Пособие уволенному сотруднику (неполное рабочее время, низкий заработок)
Ситуация: Сотрудник уволился 20.07.2026, заболел 25.07.2026. Ставка 0,3, доход за расчетный период низкий.
Среднедневной заработок из МРОТ с учетом ставки: (27 093 × 0,3 × 24) / 730 = 267,22 руб. (выше фактического).
С учетом ограничения для уволенных (60%): 160,33 руб.
Применение частей 6.1 и 6.2 статьи 14 Федерального закона № 255-ФЗ: (27 093 / 31) × 0,3 = 262,19 руб. Эта сумма больше 160,33 руб. Поскольку законодательство не содержит специальных указаний для данной ситуации, автор рекомендует выплачивать 60% от суммы, рассчитанной из МРОТ с учетом ставки: 262,19 × 60% × 3 = 471,94 руб.
Основные выводы для бухгалтера
Автоматизируйте расчет больничных в программах 1С
Рассмотренные примеры - лишь часть ситуаций, с которыми сталкивается бухгалтер в повседневной работе. Программы 1С (например, 1С:Комплексная автоматизация или 1С:Зарплата и управление персоналом) позволяют не только безошибочно рассчитывать пособия, но и:
- Формировать реестры для прямых выплат ФСС (СФР).
- Вести интегрированный учет кадров и заработной платы.
- Автоматически подготавливать отчетность (ЕФС-1, РСВ, 6-НДФЛ).
Специалисты компании помогут подобрать конфигурацию 1С, соответствующую специфике вашего бизнеса, и выполнить необходимые настройки.
Если кадровые формы приходится заполнять вручную, можно настроить автоматическое формирование кадровых документов в 1С:ЗУП по шаблонам компании.
