Подтверждает ли расходы подотчетного лица чек по операции из банковского приложения?
Краткий ответ: да, при соблюдении условий. Чек из мобильного банка подтверждает факт оплаты, но не заменяет кассовый чек. Чтобы избежать споров с контролирующими органами, необходимо правильно оформить документы и закрепить возможность использования таких чеков в учетной политике.
Автоматизация учета подотчетных лиц в 1С
Для сверки чеков из банковских приложений с отчетами сотрудников и исключения ошибок в учете используйте 1С:Бухгалтерия (включая специализированную версию для государственных учреждений — 1С:БГУ) и сервис 1С:Подотчет. Программа автоматически проверяет контрагента, дату и сумму по чеку из банка, а также формирует авансовый отчет по форме АО-1 или 0504520 с необходимыми реквизитами.
Почему возникает вопрос?
Подотчетное лицо оплатило услуги (например, пополнение интернета для работы отдела) через свое банковское приложение и приложило к авансовому отчету «Чек по операции». Бухгалтер сомневается: в учетной политике учреждения указано, что требуются кассовые или товарные чеки, слипы. Чем чек из банка отличается от кассового чека? Рассмотрим подробнее.
Чек по операции — это документ, формируемый банком в мобильном приложении после оплаты. В нем содержатся: время, сумма, получатель, но отсутствуют обязательные реквизиты кассового чека (QR-код, заводской номер ККТ, признак фискализации).
Что говорят нормативные акты?
Согласно письму Минфина России от 25.02.2025 № 03-07-14/17775, кредитные организации при выполнении банковских операций не применяют контрольно-кассовую технику. Следовательно, выданный банком платежный документ (чек по операции) не является кассовым чеком, а лишь подтверждает факт банковской операции.
Для подтверждения расходов подотчетного лица необходимы документы, подтверждающие:
- получение товара или услуги (акт, накладная, чек продавца);
- факт оплаты (слип, квитанция электронного терминала, чек банка).
В письме Минфина от 24.03.2021 № 03-03-07/21069 разъяснено: при отсутствии кассового чека допустимы другие документы, подтверждающие оплату (слип, квитанция терминала, чек онлайн-банка). В решениях УФАС по Краснодарскому краю (№ 262-Т/2016 и др.) распечатка из «Сбербанк Онлайн» признана надлежащим платежным средством.
Что делать бухгалтеру и подотчетному лицу?
Если к отчету приложен только чек из приложения банка (рис. 1), а кассовый чек продавца отсутствует, рекомендуется следующий порядок действий:
Необходимо наличие акта, накладной или скриншота с лицевого счета (для интернет-услуг), подтверждающих оказание услуги именно учреждению.
«Чек по операции»: подтверждает списание денег с карты подотчетного лица. Он должен содержать дату, сумму, назначение платежа и получателя.
Пропишите положение о том, что к авансовому отчету могут прилагаться документы банка (скриншоты, чеки онлайн-приложений), заверенные подотчетным лицом.
Для бюджетных учреждений: 1С:БГУ
Государственные и муниципальные учреждения оформляют отчет по форме 0504520. В 1С:Бухгалтерии государственного учреждения реализован учет подотчетных сумм с возможностью прикрепления сканов чеков из банковских приложений. Программа позволяет вести реестр закупок малого объема и контролировать соответствие утвержденной учетной политике.
Риски и способы их минимизации
Налоговые органы могут предъявить претензии, если в чеке банка не прослеживается назначение платежа или покупка явно не связана с деятельностью организации. Рекомендуется:
- Сохранять переписку или скриншоты с портала поставщика, подтверждающие активацию услуги для учреждения.
- Заверять чеки из приложения подписью подотчетного лица с указанием даты распечатки.
- Прописать в учетной политике: «При оплате через онлайн-банк подтверждающими документами являются: чек по операции (скриншот) и документ продавца об оказании услуги».
Позиция ЦБ РФ: В соответствии с пунктом 3.1 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П, документ по операциям с использованием платежной карты служит подтверждением их совершения.
Альтернативный вариант — получение заверенной копии
Подотчетное лицо вправе обратиться в отделение банка и заказать заверенную копию платежного поручения (или выписку) по совершенной операции. Это документ, имеющий полную доказательную силу, однако на практике сотрудники редко его запрашивают из-за временных затрат.
Электронный архив подтверждающих документов в 1С
Для систематизации скриншотов, чеков из приложений и актов используйте 1С:Документооборот. Можно настроить маршрут согласования авансового отчета: сотрудник прикрепляет фото чека из банка, руководитель визирует электронно, бухгалтер проверяет. Все документы хранятся в системе и доступны по запросу контролирующих органов.
Вывод: принимаются ли расходы?
Да, учреждение вправе принять расходы на основании чека по операции из банковского приложения при соблюдении следующих условий:
- Наличие подтверждения получения услуги (акт, накладная, скриншот лицевого счета).
- Чек содержит обязательные для банковского документа реквизиты (дата, сумма, получатель).
- Возможность использования таких чеков закреплена в учетной политике.
Данный подход подтверждается письмом Минфина № 03-07-14/17775, Положением ЦБ № 266-П и сложившейся арбитражной практикой.
