Персональные данные
Персональные данные сотрудника в 1С: согласие, уведомления и уничтожение
Кадровые данные сотрудников — это не просто карточки в программе. Для них нужны законные основания обработки, уведомления Роскомнадзора, документы по согласию и понятный порядок уничтожения или обезличивания.
Что считается персональными данными сотрудника
К персональным данным относятся сведения, по которым можно прямо или косвенно определить физическое лицо. В кадровом учете это ФИО, паспортные данные, адрес, телефон, СНИЛС, ИНН, сведения о зарплате, семейном положении, отпусках, больничных и других фактах трудовой деятельности.
Такие данные хранятся в 1С:ЗУП, 1С:Бухгалтерии, кадровых документах, отчетности, заявлениях, согласиях и электронных архивах. Поэтому важно контролировать не только форму согласия, но и весь жизненный цикл данных.
Что должен сделать оператор персональных данных
- проверить, включена ли организация или ИП в реестр операторов персональных данных;
- уведомить Роскомнадзор до начала обработки, если нет основания для исключения;
- оформить согласия и другие документы, подтверждающие законность обработки;
- обеспечить защиту персональных данных и разграничение доступа;
- фиксировать отзыв согласия и прекращение обработки;
- оформлять уничтожение или обезличивание данных в установленных случаях.
Сроки по уведомлениям
Роскомнадзор вносит сведения в реестр операторов в течение 30 дней с даты поступления уведомления.
При прекращении обработки персональных данных оператор должен уведомить Роскомнадзор в течение 10 рабочих дней.
В ряде ситуаций нужно оформить факт уничтожения персональных данных отдельным документом.
Какие процессы стоит связать с 1С
В 1С удобно не только хранить кадровые данные, но и контролировать документы, которые подтверждают законность обработки. Это снижает риск ситуации, когда данные в базе есть, а согласия, уведомления или документов об уничтожении найти невозможно.
- согласие сотрудника на обработку персональных данных;
- отзыв согласия и дата прекращения обработки;
- уведомление Роскомнадзора об обработке персональных данных;
- уведомление об изменении сведений в реестре;
- уведомление о прекращении обработки;
- акт уничтожения или обезличивания персональных данных;
- настройки доступа к кадровым данным и отчетам.
Типичные ошибки работодателей
- данные сотрудника хранятся в нескольких базах без единого контроля доступа;
- согласие оформлено один раз и не обновляется при изменении целей обработки;
- уведомление Роскомнадзора не проверяли после изменения процессов;
- после увольнения данные остаются в рабочих файлах без понятного срока хранения;
- нет документа, подтверждающего уничтожение или обезличивание данных;
- права пользователей в 1С шире, чем нужно для их должностных обязанностей.
Что проверить в 1С
Начать стоит с аудита карточек сотрудников, прав доступа и связанных документов. Проверьте, кто видит паспортные данные, зарплату, адреса и кадровые документы, а также где хранятся сканы согласий и уведомлений.
Отдельно стоит проверить порядок работы с уволенными сотрудниками: какие данные должны храниться по закону, какие можно уничтожить, кто отвечает за решение и где фиксируется результат.
FAQ
Нужно ли работодателю уведомлять Роскомнадзор?
До начала обработки персональных данных оператор обязан уведомить Роскомнадзор, если для конкретной ситуации нет исключения. Перед подачей нужно проверить наличие записи в реестре операторов.
Можно ли хранить согласия только на бумаге?
Можно, но для контроля лучше связать бумажный документ с карточкой сотрудника или электронным архивом, чтобы быстро подтвердить основание обработки.
Что делать при отзыве согласия?
Нужно проверить, какие данные можно продолжать обрабатывать по закону, а какие нужно прекратить обрабатывать, уничтожить или обезличить, и зафиксировать это документально.
Настроим учет персональных данных в 1С
Проверим документы по согласиям, уведомлениям, доступам и уничтожению персональных данных в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии.
