Как платить отпускные и отражать их в 6-НДФЛ, если отпуск начинается с первого рабочего дня месяца
Короткий ответ: если отпуск начинается с 1-го числа месяца, отпускные выплачиваются заранее (за 3 календарных дня), но зарплата за предыдущий месяц еще не учтена. Поэтому после ее начисления нужно пересчитать отпускные и доплатить разницу. НДФЛ удерживается при выплате, а отражение в 6-НДФЛ зависит от даты выплаты — отпускные попадают в один отчетный период, а доплата — в следующий.
Кому подходит эта статья
- Бухгалтерам и кадровикам
- Компаниям с переходящими отпусками
- Тем, кто формирует отчетность 6-НДФЛ
- Пользователям 1С, автоматизирующим расчет зарплаты
Как рассчитываются отпускные при отпуске с 1 числа
Отпускные рассчитываются исходя из среднего заработка за 12 месяцев до месяца отпуска.
Нормативная база:
ч. 4 ст. 139 ТК РФ
Постановление Правительства РФ от 24.04.2025 № 540
Если отпуск начинается с 1 апреля 2026 года, расчетный период — с 01.04.2025 по 31.03.2026.
Важно: отпускные выплачиваются не позднее чем за 3 календарных дня — в данном случае до 27 марта 2026 года.
Нужно ли делать перерасчет отпускных
На момент выплаты отпускных зарплата за март еще не начислена.
Решение:
- После начисления зарплаты за март необходимо пересчитать средний заработок
- Если сумма увеличилась — доплатить сотруднику
- Если сумма уменьшилась — удержать нельзя без согласия работника
Основание: ст. 137 ТК РФ
Доплату безопасно закрепить во внутренних документах (ПВТР, положение об оплате труда).
Сроки уплаты НДФЛ с отпускных
- Удержание НДФЛ — в день выплаты
- Срок уплаты — не позднее 06.04.2026
- Если выплата с 1 по 22 апреля — НДФЛ до 28.04.2026
- Если с 23 по 30 апреля — НДФЛ до 05.05.2026
Основание: ст. 223, 226 НК РФ
Как отразить отпускные в 6-НДФЛ
Раздел 1
- Строка 020 — общая сумма НДФЛ
- Строка 026 — налог с отпускных (I квартал)
- Строки 021–022 — налог с доплаты (полугодие)
Раздел 2
- 120, 131 — сумма отпускных
- 140 — начисленный НДФЛ
- 160 — удержанный НДФЛ
- 166 — сумма налога
- 120, 131 — сумма доплаты
- 140, 160 — НДФЛ
- 161 или 162 — в зависимости от даты удержания
Основание: Приказ ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@
Особенности переходящих отпусков в 6-НДФЛ
Отпускные и НДФЛ с них отражаются в одном отчетном периоде (I квартал), а доплата — в следующем (полугодие). Это важно для корректного заполнения отчетности.
FAQ
Нужно ли пересчитывать отпускные?
Да, если после выплаты появилась новая информация о доходах.
Можно ли доплатить вместе с зарплатой?
Да, это допустимо и безопасно.
Когда платить НДФЛ с отпускных?
Не позднее последнего дня месяца выплаты (с учетом переносов).
Как отражаются переходящие отпуска?
Отпускные — в одном квартале, доплата — в следующем.
Можно ли удержать переплату?
Нет, только с согласия сотрудника.
Автоматизируйте расчет отпускных и 6-НДФЛ в 1С
Ошибки в сроках выплаты, НДФЛ и отражении в отчетности — частая проблема при переходящих отпусках. Решить ее помогает автоматизация.
- 1С:ЗУП — расчет отпускных, перерасчет и контроль сроков
- 1С:Бухгалтерия — автоматическое заполнение 6-НДФЛ
- Контроль сроков уплаты НДФЛ
Вывод
Если отпуск начинается с первого числа месяца, важно учитывать, что расчет отпускных происходит без учета полной зарплаты за предыдущий месяц. Это требует последующего перерасчета и влияет на отражение в 6-НДФЛ. Правильное распределение выплат по периодам позволяет избежать ошибок и претензий со стороны налоговой.
