Оригиналы документов при приеме на работу: что нужно знать работодателю
Краткий ответ: При трудоустройстве работник обязан предъявить оригиналы документов, но не обязан передавать их работодателю для хранения. Исключение составляет только бумажная трудовая книжка. Хранение копий паспорта, СНИЛС, ИНН и военного билета в личном деле работника является нарушением законодательства о персональных данных.
- HR-специалистам и кадровым работникам
- Руководителям компаний и индивидуальным предпринимателям
- Бухгалтерам, отвечающим за кадровый учет
- Собственникам бизнеса, желающим минимизировать юридические риски
Что говорит законодательство об оригиналах документов при приеме на работу
Согласно статье 65 ТК РФ, при заключении трудового договора работник обязан предъявить работодателю следующие документы:
Обязательные документы
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
- Трудовая книжка (кроме случаев поступления на работу впервые)
- СНИЛС (страховое свидетельство государственного пенсионного страхования)
- Документы воинского учета (для военнообязанных)
Дополнительные документы
- Документ об образовании (при необходимости)
- Справка о наличии (отсутствии) судимости (для отдельных категорий работ)
- Медицинская книжка (для работников пищевой промышленности, торговли и др.)
Важно: Трудовое законодательство не обязывает работника передавать работодателю оригиналы этих документов для хранения. Исключением является только бумажная трудовая книжка, которую ведет и хранит работодатель.
Правовые основания обработки персональных данных
Согласно пункту 1 статьи 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных", персональные данные – это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному либо определяемому физическому лицу.
Обработка персональных данных должна ограничиваться достижением заранее определенных и законных целей (часть 2 статьи 5 Закона № 152-ФЗ). Паспорт и СНИЛС нужны работодателю исключительно для заключения трудового договора с сотрудником, поэтому их предоставление определяется целью заключения договора.
Внимание: Требовать у работника ИНН работодатель не имеет права, поэтому хранение копии ИНН не служит для достижения законных и заранее определенных целей.
Какие документы работник должен передать для хранения
Единственным документом, который работник передает работодателю для постоянного хранения, является бумажная трудовая книжка. Все остальные документы работник предъявляет для ознакомления, после чего забирает обратно.
Ответственность за нарушение правил хранения документов
Хранение копий паспорта, СНИЛС, ИНН и военного билета работника может повлечь ответственность за нарушение законодательства о персональных данных.
- Для должностных лиц и ИП – от 50 000 до 100 000 руб.
- Для организаций – от 150 000 до 300 000 руб.
Судьи указывают, что при хранении в личном деле копий страниц паспорта, ИНН, СНИЛС, военного билета работодатель превышает объем обрабатываемых персональных данных работника, определенный законодательством (определение Шестого КСОЮ от 07.09.2023 № 88-20602/2023, апелляционное определение Верховного Суда Республики Татарстан от 16.03.2023 по делу № 33-4986/2023).
Правильный порядок оформления документов при приеме на работу
Предъявление документов
Работник предъявляет оригиналы документов, перечисленных в ст. 65 ТК РФ
Ознакомление
Работодатель проверяет подлинность документов и соответствие требованиям
Возврат документов
Все документы, кроме трудовой книжки, возвращаются работнику
Оформление
Заключение трудового договора и издание приказа о приеме на работу
Автоматизируйте кадровый учет с 1С:Зарплата и управление персоналом
Программа поможет правильно оформлять прием сотрудников без риска нарушений:
- Автоматическое формирование кадровых документов по утвержденным формам
- Контроль соблюдения требований трудового законодательства
- Учет персональных данных в соответствии с 152-ФЗ
- Электронные трудовые книжки и отчетность в ПФР
Электронный документооборот как современная альтернатива
С развитием цифровых технологий многие компании переходят на электронный документооборот, что позволяет минимизировать риски, связанные с хранением бумажных копий документов.
- Сокращение времени на оформление документов
- Повышение безопасности хранения персональных данных
- Снижение рисков административной ответственности
- Упрощение процедуры внутреннего и внешнего контроля
1С:Документооборот для эффективного управления кадровыми процессами
Единая система управления всеми документами компании:
- Согласование и подписание кадровых документов в электронном виде
- Настройка маршрутов согласования и визирования
- Интеграция с 1С:Зарплата и управление персоналом
- Соответствие требованиям регуляторов по защите персональных данных
Вывод: Правильное оформление документов при приеме на работу — не только юридическая обязанность работодателя, но и эффективный инструмент минимизации рисков. Современные программные решения позволяют автоматизировать эти процессы и обеспечить полное соответствие требованиям законодательства.
Оптимизируете кадровый учет и работу с документами?
Автоматизируйте процессы с решениями 1С и сосредоточьтесь на развитии бизнеса.
Комплексные решения для вашего бизнеса:
- 1С:Зарплата и управление персоналом — полный цикл кадрового учета
- 1С:Документооборот — электронное согласование и хранение документов
- 1С:ERP Управление предприятием — комплексная автоматизация бизнеса
