Нужно ли фиксировать выбор новым работником способа ведения трудовой книжки у прежнего работодателя?
Краткий ответ: Нет, новый работодатель не обязан фиксировать выбор способа ведения трудовой книжки, сделанный сотрудником у предыдущего работодателя. Достаточно анализа представленных документов при трудоустройстве.
- Кадровым специалистам и HR-менеджерам
- Бухгалтерам, ведущим кадровый учет
- Руководителям организаций
- Индивидуальным предпринимателям-работодателям
- Специалистам по кадровому делопроизводству
Правовое обоснование
Нормативная база: Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования", Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ, Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н
Трудовое законодательство не обязывает нового работодателя запрашивать у сотрудника подтверждение и отражать в каких-либо документах тот факт, что он ранее выбрал способ ведения трудовой книжки в бумажном виде.
Ключевой момент: Выбор способа ведения трудовой книжки отражает в форме ЕФС-1 тот работодатель, которому было подано соответствующее заявление (пп. 3 п. 2.1 ст. 6, п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Как определить способ ведения трудовой книжки
Бумажная трудовая книжка
Если сотрудник представил бумажную трудовую книжку без записи о выборе электронной формы, и последняя запись фиксирует факт увольнения - ведите трудовую книжку в бумажном виде.
Электронная трудовая книжка
Если в представленной трудовой книжке есть запись о выборе электронной формы (согласно п. 35 Порядка ведения и хранения трудовых книжек), верните книжку сотруднику и ведите учет только в электронной форме.
Альтернативные документы
Если вместо трудовой книжки представлена справка СТД-Р или СТД-СФР - трудовая книжка ведется исключительно в электронной форме с подачей сведений в СФР по форме ЕФС-1.
Важно! Даже при ведении бумажной трудовой книжки работодатель обязан предоставлять в СФР сведения о трудовой деятельности сотрудника по форме ЕФС-1.
Пошаговая инструкция для кадровика
1 При приеме на работу запросите у сотрудника трудовую книжку или альтернативные документы (СТД-Р, СТД-СФР)
2 Внимательно изучите представленные документы на наличие записи о выборе электронной трудовой книжки
3 Если записи о выборе электронной формы нет - продолжайте ведение в бумажном формате
4 Если запись о выборе электронной формы присутствует - верните бумажную трудовую книжку сотруднику
5 Организуйте ведение учета в электронной форме с подачей сведений в СФР
6 Не фиксируйте отдельно факт выбора способа ведения у предыдущего работодателя
Частные случаи
Сотрудник самостоятельно выбирает способ ведения трудовой книжки, подавая соответствующее заявление работодателю. Работодатель фиксирует этот выбор в форме ЕФС-1.
Сотрудник подает заявление о переходе на электронную форму. В бумажную трудовую книжку вносится соответствующая запись, после чего она выдается на руки сотруднику.
Сотрудник подает заявление о возврате к бумажной форме. Работодатель заводит новую трудовую книжку и продолжает ведение в бумажном формате.
Автоматизируйте кадровый учет с 1С:Зарплата и управление персоналом
Программа автоматически формирует все необходимые отчеты в СФР, включая форму ЕФС-1, и помогает безошибочно вести учет как бумажных, так и электронных трудовых книжек.
- Автоматическое формирование ЕФС-1
- Контроль сроков сдачи отчетности
- Учет всех видов трудовых книжек
- Интеграция с системой СФР
Ключевые выводы
Главное правило: Новый работодатель определяет способ ведения трудовой книжки исключительно на основе анализа документов, представленных сотрудником при трудоустройстве. Отдельная фиксация выбора способа ведения у предыдущего работодателя не требуется.
1С:Кадровый учет для профессиональной работы с персоналом
Специализированное решение для автоматизации кадрового делопроизводства, включая ведение трудовых книжек в любом формате и подготовку всей необходимой отчетности.
- Ведение кадровой документации
- Управление трудовыми книжками
- Подготовка отчетов в СФР
- Соблюдение трудового законодательства
