Можно ли передавать первичные документы по ЭДО в формате PDF в 2026 году
Короткий ответ: да, в 2026 году можно передавать первичные документы (включая акты выполненных работ) через ЭДО в формате PDF — но только как неформализованные электронные документы.
Что изменилось с 2026 года
С 1 января 2026 года вступил в силу приказ ФНС России от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@, который отменил ранее действующие форматы электронных документов для:
- товарная накладная (ТОРГ-12)
- акт выполненных работ
- документы по форматам ФНС (приказы № ММВ-7-10/551@ и № ММВ-7-10/552@)
Это важно: запрет касается только формализованных форматов ФНС, а не самого электронного документооборота.
Можно ли использовать PDF в ЭДО
Да, можно. После 01.01.2026 компании вправе формировать и передавать первичные документы в виде неформализованных электронных документов, включая PDF.
Это означает:
- отправлять акты выполненных работ в PDF через ЭДО
- использовать собственные формы документов
- подписывать документы электронной подписью
- хранить документы в электронном виде
Что важно учитывать при работе с PDF-документами
Ключевой нюанс: PDF-документы не являются формализованными форматами ФНС, поэтому порядок их представления в налоговую отличается.
Нормативная база:
— п. 2 ст. 93 НК РФ
— Письмо ФНС России от 11.12.2017 № ЕД-4-15/25048
— Письмо ФНС России от 04.02.2025 № ЕА-2-6/1316@
- в виде заверенных копий на бумаге
- или как пакет сканов, подписанный усиленной ЭП
Когда лучше использовать УПД вместо PDF
Несмотря на возможность использовать PDF, в ряде случаев выгоднее применять универсальный передаточный документ (УПД):
- при большом документообороте
- при автоматизации учета
- при регулярных проверках ФНС
- если важно быстро отвечать на требования налоговой
Автоматизируйте ЭДО и работу с первичными документами
Для обмена электронными документами с контрагентами ознакомьтесь с условиями подключения 1С-ЭДО.
Если вы работаете с PDF-документами или переходите на ЭДО, решения 1С помогут:
- организовать обмен документами через ЭДО
- подписывать документы электронной подписью
- хранить и быстро находить документы
- сдавать документы в ФНС без лишних действий
Кому подходит использование PDF в ЭДО
- малого и среднего бизнеса
- компаний с нерегулярным документооборотом
- организаций с индивидуальными формами документов
- крупным компаниям с потоком документов
- бизнесу с высокой нагрузкой на бухгалтерию
- компаниям, часто взаимодействующим с ФНС
FAQ
Да, можно — как неформализованные документы.
Нет. Запрещены только старые форматы ФНС, PDF использовать можно.
Да, но в виде сканов, подписанных ЭП, либо на бумаге.
Для автоматизации и взаимодействия с ФНС — УПД, для гибкости — PDF.
Вывод
С 2026 года компании могут использовать PDF в ЭДО без ограничений, но только как неформализованные документы. При этом важно учитывать особенности взаимодействия с ФНС и выбирать формат в зависимости от задач бизнеса.
Упростите работу с ЭДО и отчетностью
Системы 1С позволяют:
- перейти на юридически значимый ЭДО
- работать с УПД и PDF в одной системе
- автоматизировать учет и отчетность
Для регулярной работы с ЭДО, обновлениями и сервисами 1С можно оформить договор 1С:ИТС для сопровождения сервисов.
Если реквизиты поступивших сканов и PDF приходится переносить в базу вручную, рассмотрите 1С:Распознавание первичных документов. Распознавание данных и подписание документа в ЭДО решают разные задачи.
