Корректировка НДФЛ при перерасчете зарплаты в меньшую сторону: пошаговая инструкция для бухгалтера
Краткий ответ: Если в 2026 году пересчитали зарплату за 2025 год в меньшую сторону и удержали переплату с работника, необходимо скорректировать данные за 2025 год в отчетности 6-НДФЛ. Сумма излишне удержанного НДФЛ подлежит возврату работнику по его заявлению, так как переплата возникла в другом налоговом периоде. В текущем 2026 году НДФЛ начисляется на полную сумму дохода без вычета удержанного долга.
Кому и для чего полезна эта информация?
Бухгалтерам и кадровикам
Чтобы правильно оформить корректировки, избежать ошибок в отчетности и претензий от налоговой инспекции и работников.
Руководителям компаний
Чтобы понимать порядок действий, риски и финансовые последствия при исправлении ошибок в начислениях зарплаты.
Налоговым агентам
Для точного соблюдения процедуры удержания, исчисления и возврата НДФЛ в соответствии с Налоговым кодексом.
- Работник дал письменное согласие на удержание излишне выплаченной суммы. Без согласия удержание незаконно.
- Перерасчет относится к доходам прошлого налогового периода (года).
- Возникла переплата по НДФЛ, которую нельзя зачесть в счет текущих платежей.
Правовая основа: что говорит закон?
Нормативные акты: Статья 137 ТК РФ (условия удержаний), статьи 223, 231 НК РФ (дата получения дохода и возврат НДФЛ), Приказ ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (порядок заполнения 6-НДФЛ).
Важно! Удержать излишне выплаченную зарплату можно только с письменного согласия работника, если ошибка не является счетной (арифметической). В противном случае выплаченная сумма — это доход работника, и корректировать НДФЛ не нужно.
Пошаговый алгоритм действий для налогового агента
Оформите письменное согласие работника на удержание суммы переплаты по зарплате. Без этого документа удержание неправомерно (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).
Скорректируйте (сторнируйте) ошибочное начисление заработной платы за декабрь 2025 года. Уменьшается сумма дохода и сумма исчисленного НДФЛ за этот период.
Поскольку переплата по НДФЛ возникла в 2025 году, а удержание долга произошло в 2026 (другой налоговый период), излишне удержанный налог нельзя зачесть. Его нужно вернуть работнику на основании его заявления на возврат НДФЛ (ст. 231 НК РФ).
Как заполнить отчетность 6-НДФЛ?
| Строка расчета | Что отражать |
|---|---|
| Строки 120 и 131 | Скорректированная сумма дохода за минусом излишне выплаченных сумм. |
| Строка 140 | Скорректированная сумма исчисленного НДФЛ за минусом излишне удержанного налога. |
| Строка 160 | Общая сумма удержанного НДФЛ (включая излишне удержанный). Не корректируется. |
| Строка 180 | Общая сумма излишне удержанного НДФЛ (если на момент сдачи расчета налог еще не возвращен). |
| Строка расчета | Что отражать |
|---|---|
| Строки 120 и 131 | Вся сумма начисленного дохода работника за январь-март 2026 года, включая удержанную в счет долга сумму. |
| Строка 140 | Сумма исчисленного НДФЛ с полного дохода, включая удержанные суммы. |
| Строки 030-034 раздела 1 и 190-194 раздела 2 | Отражаются в том периоде 2026 года, когда произошел фактический возврат НДФЛ работнику (п. 25, 28 Приказа ФНС № ЕД-7-11/649@). |
Автоматизируйте сложные расчеты и отчетность с «1С:Зарплата и управление персоналом»
Избегайте ручных ошибок при перерасчетах, сторнировании и заполнении 6-НДФЛ. Программа автоматически:
- Рассчитает корректировки НДФЛ при сторнировании начислений.
- Сформирует корректные отчеты 6-НДФЛ с учетом изменений за прошлые периоды.
- Проконтролирует правомерность удержаний и соблюдение сроков возврата налога работникам.
- Подготовит все документы, включая заявление на возврат НДФЛ.
Ключевые выводы для налогового агента
Официальная позиция: Подход о необходимости возврата, а не зачета НДФЛ при смене налогового периода поддерживается ФНС России (письмо от 11.10.2017 № ГД-4-11/20479) и Минфином России (письмо от 30.10.2015 № 03-04-07/62635).
Не тратьте время на ручные корректировки и поиск информации. Решение от 1С поможет:
- Вести учет НДФЛ в строгом соответствии с требованиями НК РФ, автоматически определяя дату фактического получения дохода.
- Формировать все необходимые документы для возврата налога по заявлению работника.
- Своевременно и без ошибок готовить всю налоговую отчетность, включая корректирующие расчеты.
- Минимизировать риски претензий со стороны контролирующих органов.
Доверьте рутину 1С, а внимание уделите стратегии развития бизнеса.
