Когда сдавать ЕФС-1: считаем срок от даты составления или подписания договора?
Вопрос срока подачи ЕФС-1 при несовпадении дат составления и подписания договора — ежедневная практическая задача для кадровиков и бухгалтеров. Ошибка в расчете срока грозит штрафами от Пенсионного фонда. Разбираем на реальном судебном решении, как действовать правильно.
- Бухгалтерам, отвечающим за отчетность в ПФР
- Кадровым специалистам, оформляющим прием сотрудников
- Индивидуальным предпринимателям с наемными работниками
- Руководителям, контролирующим кадровый документооборот
Основное правило: от какой даты считать срок?
Согласно пункту 6 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, сведения по форме ЕФС-1 подаются не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения договора с застрахованным лицом.
Ключевой вопрос: Что считать днем заключения договора — дату составления документа или дату его подписания сторонами?
Позиция Арбитражного суда: какая дата важна для ЕФС-1
Источник: Постановление Арбитражного суда Московского округа от 29.09.2025 № Ф05-15271/2025 по делу № А40-266154/2024
Суд четко определил: срок подачи ЕФС-1 исчисляется с даты подписания договора, а не с даты его составления.
Условие применения
Если в договоре есть условие о том, что он вступает в силу после подписания сторонами
Особый случай
Если стороны подписали договор в разные дни — берется дата последней подписи
Практическое значение
Дата составления документа не имеет значения для расчета срока сдачи ЕФС-1
Практические рекомендации по срокам сдачи ЕФС-1
1 Определите дату подписания договора работодателем и работником
2 Если подписи поставлены в разные дни — ориентируйтесь на последнюю дату
3 Подайте ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня после этой даты
4 Сохраните доказательства даты подписания (электронный документооборот, журнал регистрации)
Внимание! Нарушение сроков подачи ЕФС-1 влечет административную ответственность по статье 15.33.2 КоАП РФ — штраф от 300 до 500 рублей на каждое физическое лицо, в отношении которого допущено нарушение.
Частые ситуации и решения
| Ситуация | Дата для расчета срока ЕФС-1 | Основание |
|---|---|---|
| Договор составлен 25 марта, подписан 28 марта | 28 марта | Дата подписания |
| Работник подписал 10 апреля, работодатель — 11 апреля | 11 апреля | Дата последней подписи |
| Договор вступает в силу с даты подписания | Дата подписания | Условие договора |
Автоматизируйте кадровый учет с 1С:Зарплата и управление персоналом
Программа автоматически рассчитывает сроки сдачи ЕФС-1, учитывая даты подписания договоров и формирует отчетность для ПФР. Избавьтесь от ручного расчета и ошибок.
- Автоматическое формирование ЕФС-1 при приеме на работу
- Контроль сроков сдачи отчетности
- Интеграция с электронным документооборотом
- Актуальные обновления по изменениям законодательства
Что делать, если сроки уже нарушены?
При обнаружении пропуска срока подачи ЕФС-1 необходимо:
- Немедленно подать сведения в Пенсионный фонд
- Составить пояснительную записку с указанием причин нарушения
- Уплатить штраф до получения требования от контролирующих органов
- Исправить процедуры кадрового учета для предотвращения повторных нарушений
Важно: Согласно позиции Пенсионного фонда, представление сведения с нарушением установленного срока является административным правонарушением, даже если работодатель сделал это самостоятельно, без требования контролирующих органов.
1С:Бухгалтерия 8 — комплексное решение для отчетности
Единая система для ведения учета и сдачи отчетности во все контролирующие органы, включая Пенсионный фонд.
- Автоматическое заполнение всех форм отчетности
- Контроль сроков сдачи по всем видам отчетов
- Электронная сдача через 1С-Отчетность
- Напоминания о приближающихся сроках
Резюме: ключевые моменты по срокам ЕФС-1
- Срок исчисляется от даты подписания договора, а не от даты составления
- При разных датах подписания — ориентируйтесь на последнюю дату
- Подавайте ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня
- Сохраняйте доказательства дат подписания договоров
- Автоматизация учета помогает избежать ошибок и штрафов
Оптимизируете кадровый учет и отчетность?
Автоматизируйте процессы с 1С и избегайте штрафов за несвоевременную сдачу ЕФС-1
Решения 1С для кадрового учета и отчетности:
1С:Зарплата и управление персоналом
Полная автоматизация кадрового учета, расчета зарплаты и отчетности
1С:Бухгалтерия 8
Комплексный учет и сдача отчетности во все контролирующие органы
1С-Отчетность
Электронная сдача отчетности прямо из 1С без посредников
