Какая отчетность в 2026 году по договорам ГПХ с физлицами: полный список для бухгалтера и ИП
Ответ в начале статьи: В 2026 году заказчики по договорам ГПХ с физическими лицами обязаны сдавать пять основных видов отчетности: сведения о трудовой деятельности (ЕФС-1), расчет по страховым взносам (РСВ), персонифицированные сведения, сведения о страховом стаже (ЕФС-1) и расчет 6-НДФЛ. Эта обязанность возникает, если физлицо не является ИП или самозанятым, а договор предполагает выполнение работ или оказание услуг.
Эта статья полезна для бухгалтеров, ИП и организаций, которые привлекают сторонних исполнителей без оформления в штат. Она поможет не пропустить сроки сдачи, избежать штрафов и правильно классифицировать договоры, по которым отчетность сдавать не нужно (например, купля-продажа, аренда).
Кому подходит и для чего нужна эта информация?
Малому и среднему бизнесу (ИП, ООО)
Для легального привлечения фрилансеров, подрядчиков и специалистов разовых проектов. Помогает понять полный объем обязанностей налогового агента и страхователя.
Бухгалтерам и кадровикам
Для безошибочного формирования и своевременной сдачи отчетности в СФР и ФНС по новым правилам 2026 года, включая актуальные формы ЕФС-1 и РСВ.
Начинающим предпринимателям
Чтобы с первых дней работы с внешними исполнителями соблюдать законодательство и не получать штрафы за несданную отчетность по ГПХ.
Важно! Отчетность сдается только по тем договорам ГПХ, которые подразумевают выполнение работ или оказание услуг (авторский заказ, лицензионный договор, агентский договор и т.п.). По договорам, направленным лишь на переход права собственности (аренда, купля-продажа), сдавать отчетность не нужно, так как физлицо не признается застрахованным лицом.
Полный список отчетности по договорам ГПХ в 2026 году
Для чего: Чтобы сообщить в Социальный фонд России (СФР) о начале и окончании сотрудничества с исполнителем по ГПХ.
Нормативный акт: Форма и порядок заполнения утверждены Приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 (Порядок № 1462). Основание – пп. 5 п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.
Ключевые сроки:
- При заключении договора: Не позднее рабочего дня, следующего за днем его подписания (п. 6 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).
- При прекращении договора: Не позднее рабочего дня, следующего за днем его прекращения (по дате акта или выплаты вознаграждения – есть нюансы).
Согласно позиции Минтруда (Письмо от 04.04.2023 № 14-1/10/В-4784) и СФР (Письмо от 07.02.2023 № 19-02/11195л), сведения подаются именно после подписания договора, даже если работы начнутся позже.
Для чего: Для отражения всех начисленных и уплаченных страховых взносов (на пенсионное, медицинское страхование, на ВНиМ) с выплат по договорам ГПХ.
Нормативный акт: Форма и порядок утверждены Приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ (с изменениями). Внимание: С 2026 года форма РСВ изменится. Актуальную форму ФНС рекомендовала в Письме от 22.12.2025 № БС-4-11/11504@.
Ключевой срок: Ежеквартально, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
Важный нюанс: Сведения об исполнителе по ГПХ отражаются в РСВ, даже если в отчетном квартале ему не производились выплаты (при условии действующего договора).
Автоматизируйте сдачу РСВ и других отчетов с 1С
Решение «1С:Зарплата и управление персоналом» автоматически рассчитает страховые взносы по договорам ГПХ, подготовит актуальную форму РСВ с учетом изменений 2026 года и отправит ее прямо в ФНС. Экономьте время и минимизируйте ошибки.
Для чего: Для детализации сумм начисленных взносов и базы для каждого исполнителя в разрезе месяцев. Служат основой для формирования раздела 3 РСВ.
Нормативный акт: Форма утверждена Приложением № 2 к Приказу ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.
Ключевой срок и упрощение: Сведения сдаются ежемесячно. Однако, как разъяснила ФНС в Письме от 06.03.2023 № БС-4-11/2593@, их не нужно дублировать в месяцы сдачи квартального РСВ (март, июнь, сентябрь, декабрь). Достаточно сдавать их только за первый и второй месяц каждого квартала.
Для чего: Для подтверждения периодов работы, дающих право на досрочную пенсию или повышенную выплату (например, работа в сельском хозяйстве, на вредных производствах). Для обычных исполнителей по ГПХ, не занятых в особых условиях, сдавать не обязательно, но можно – в целях сверки.
Нормативный акт: Форма и порядок также утверждены Приказом СФР от 17.11.2025 № 1462.
Ключевой срок: Ежегодно, не позднее 25 января года, следующего за отчетным (за 2026 год – до 25.01.2027).
Для чего: Как налоговый агент, заказчик обязан удерживать и перечислять НДФЛ (13% или 30%) с любых выплат по договору ГПХ (включая авансы). 6-НДФЛ обобщает эти данные.
Нормативный акт: Форма и порядок утверждены Приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@.
Ключевой срок: Ежеквартально: за год – не позднее 1 апреля следующего года, за 1 квартал, полугодие, 9 месяцев – не позднее последнего дня месяца, следующего за периодом.
1С для расчета налогов и зарплаты внештатникам
«1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Зарплата и кадры» автоматически рассчитают НДФЛ с выплат по ГПХ, подготовят 6-НДФЛ, учтут авансы и помогут избежать претензий от налоговой. Интеграция с клиент-банком для выплат.
Итоговая таблица отчетности по ГПХ в 2026 году
| Вид отчета | Куда сдавать | Срок сдачи в 2026 году | Основание (для чего) |
|---|---|---|---|
| Сведения о трудовой деятельности (ЕФС-1, подр. 1.1) | СФР | Следующий рабочий день после заключения/прекращения договора | Информирование фонда о сотрудничестве |
| Расчет по страховым взносам (РСВ) | ФНС | 25.04, 25.07, 25.10.2026, 25.01.2027 | Отражение начисленных и уплаченных взносов |
| Персонифицированные сведения | ФНС | Ежемесячно, кроме месяцев сдачи РСВ | Детализация взносов по каждому физлицу |
| Сведения о страховом стаже (ЕФС-1, подр. 1.2) | СФР | 25.01.2027 (за 2026 год) | Подтверждение спецстажа (при наличии) |
| Расчет 6-НДФЛ | ФНС | 30.04, 31.07, 31.10.2026, 01.04.2027 | Отчетность налогового агента по НДФЛ |
Что важно запомнить:
1. Отчетность по ГПХ в 2026 году сдается в два ведомства: СФР (ЕФС-1) и ФНС (РСВ, 6-НДФЛ, персонсведения).
2. Самый срочный отчет – ЕФС-1 при заключении договора (на следующий рабочий день). Несоблюдение этого срока – частый повод для штрафов.
3. Автоматизация учета с помощью специализированного ПО (например, на базе 1С) – самый надежный способ не пропустить сроки и избежать ошибок в постоянно меняющихся формах.
Хотите автоматизировать отчетность по ГПХ и избежать ошибок?
Решения на базе «1С» помогут автоматически формировать ЕФС-1, РСВ, 6-НДФЛ, рассчитывать налоги и взносы, а также отправлять отчетность напрямую в госорганы. Это избавит вас от рутины и риска штрафов.
Для отправки подготовленных ЕФС-1, РСВ и 6-НДФЛ из программы рассмотрите 1С-Отчётность.
