Что изменится с электронными перевозочными документами

Путевой лист входит в перечень электронных перевозочных документов. Но сам факт включения в перечень не означает, что любая поездка на служебном автомобиле должна оформляться только электронно. Электронный формат обязателен в тех случаях, когда это прямо установлено законом или подзаконными актами.

Для обычных поездок сотрудников к контрагентам на автомобиле организации общий запрет на бумажный путевой лист не установлен. Поэтому формат документа сам по себе не мешает учесть ГСМ в расходах, если выполнены требования к первичке и экономическому обоснованию.

Когда бумажный путевой лист безопасен

• поездка связана с деятельностью организации;
• в документе есть обязательные реквизиты и маршрут;
• можно подтвердить пробег, расход топлива и служебную цель поездки;
• нет специального требования применять электронный перевозочный документ;
• расходы соответствуют критериям налогового учета.

Такой путевой лист остается первичным документом, который помогает связать служебную поездку, пробег автомобиля и списание топлива. Для налога на прибыль важен не только формат, но и реальность, документальное подтверждение и производственная направленность затрат.

Где электронный формат становится обязательным

С 01.09.2026 специальное требование по электронным перевозочным документам касается отдельных случаев перевозки автомобильным транспортом маркируемой алкогольной и спиртосодержащей продукции. Если деятельность компании не попадает под такой специальный режим, нужно проверять общие правила и отраслевые требования, а не переходить на ЭПЛ только из-за даты в календаре.

Что настроить в учете

Для спокойного списания ГСМ лучше заранее привести в порядок порядок оформления путевых листов: кто выписывает документ, кто проверяет маршрут, как фиксируются показания одометра, где хранятся подтверждающие документы и как они попадают в учетную систему.