Сервис "1С:Кабинет сотрудника" – простой способ передать сотрудникам расчетные листки в электронном виде. Сотрудник ознакомится с документом в личном кабинете через веб-браузер или в специальном приложении на своем мобильном телефоне (iOS или Android). Сервис сократит до минимума личные обращения сотрудников в бухгалтерию и в отдел кадров.
"1С:Кабинет сотрудника" получает необходимые данные (расчетные листки, справки, другую информацию) из программ 1С (например, "1С:Зарплата и управление персоналом") и обеспечивает возможность просмотра этих данных для сотрудников через веб-браузер на компьютере или посредством специального приложения для мобильных устройств (iOS ил Android). При этом любая передача данных возможна только по разрешению ответственного сотрудника (бухгалтер, кадровик или менеджер). Доступ к данным осуществляется по личному паролю сотрудника.
Работа "1С:Кабинет сотрудника" не зависит от загруженности программы 1С и не создает дополнительной нагрузки на нее, не требует дополнительных клиентских лицензий "1С:Предприятие".
КАК ПОДКЛЮЧИТЬ СЕРВИС "1С:КАБИНЕТ СОТРУДНИКА"
Заходим в раздел Кадры, далее сервис 1С:Кабинет сотрудника:
Далее, необходимо по порядку заполнить поля и нажать «Подключить»:
В случае успешного подключения появится этап 5, в котором будет указана ссылка на сервис (если форма подключения была случайно закрыта до перехода по ссылке, то открыть ее можно по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника в разделах Кадры или Зарплата).
По этой ссылке необходимо перейти указанному ответственному лицу. После перехода на его телефон будет отправлено SMS-сообщение (или письмо на почту) с кодом, который необходимо ввести на открывшейся странице.
Сразу после перехода по ссылке сервис попросит подтвердить номер телефона.
После подтверждения телефона будет предложено придумать и ввести пароль для входа в сервис.
Рекомендуем использовать сложные пароли, содержащие латинские буквы верхнего и нижнего регистров и цифры.
Теперь можно приступать к созданию кабинетов для сотрудников и другим настройкам сервиса.
Создание кабинетов для сотрудников
После подключения сервиса необходимо указать сотрудников, для которых будут созданы кабинеты. Для этого надо в разделе Кадры или Зарплата перейти по ссылке Сервис 1С:Кабинет сотрудника.
Для создания кабинетов нажимаем «Изменить настройку публикации».
Для предоставления доступа к сервису (создание кабинетов) нужно проставить флажки в колонке «Публиковать» напротив нужных позиций штатного расписания. Можно опубликовать кабинеты по компании, по отделу или по конкретному сотруднику.
Если для какого-либо из сотрудников, работающего на должности для которой предоставляется доступ к сервису, не надо создавать личный кабинет, то таких сотрудников надо перечислить в разделе «Исключение из правил публикации».
По кнопке Публикуемые кабинеты сотрудников можно просмотреть отобранных в результате сотрудников. Для них должен быть указан адрес электронной почты и/или мобильный телефон.
Если есть сотрудники, для которых отмечено галочкой создание кабинета(публикация), но по ним нет необходимой для создания информации (электронная почта/телефон) то появится строка «Не публикуются данные из-за ошибок заполнения». Посмотреть список сотрудников и какой информации не хватает для создания кабинета можно нажав кнопку «Публикуемые объекты с ошибками заполнения».
Отправка приглашений сотрудникам
После создания сервиса и публикации кабинетов сотрудников нужно создать для них собственные кабинеты и отправить приглашения (если не было включено автоматическое создание – упомянуто далее в конце раздела). Эта возможность располагается в разделе Настройки (в личном кабинете администратора), который доступен только администратору сервиса. По умолчанию это ответственный, указанный при подключении, но права также могут быть назначены любому подключенному сотруднику здесь же, в его карточке.
Далее заходим в Администрирование:
В разделе Личные кабинеты, будут отображаться ФИО сотрудников, для которых Вы отметили предоставление доступов в программе.
Далее нажимаем Выполнить - Создать кабинеты – Отправить приглашение выбранным способом:
У сотрудников рядом с ФИО будет серая пиктограмма – это означает, что кабинет для него не создан.
Значение пиктограмм рядом с ФИО:
После отправки приглашения сотруднику, напротив его ФИО проставляется дата, когда было отправлено приглашение.
На закладке Администрирование в разделе «Параметры использования» можно включить автоматическое создание кабинетов и отправку приглашений сотрудникам:
Активация функций кадрового ЭДО и настройка подписей в программе
Со стороны работодателя необходимо применять усиленную квалифицированную электронную подпись, которую можно получить у аккредитованных удостоверяющих центров или воспользоваться сервисом 1С:Подпись или 1С-ЭТП.
Со стороны сотрудников применяются усиленные неквалифицированные электронные подписи, которые сотрудник может получить в своём личном кабинете бесплатно.
Если у сотрудника отдела кадров или бухгалтерии нет электронной подписи и не предполагается её выпуск для него, в программе есть возможность пересылать документы на подпись тому сотруднику отдела кадров или бухгалтерии (или иному сотруднику у которого есть право подписи кадровых документов в программе 1С) у которого есть электронная подпись. Настраивать электронную подпись для сотрудников отдела кадров или бухгалтерии у которого нет и не будет электронной подписи не требуется.
Если у Вас есть электронная подпись организации прикрепите её к своей учетной записи в программе.
Для начала в Вашей программе 1С (1С:ЗУП, 1С:ERP или 1С:КА) зайдите в раздел «Администрирование», далее «Общие настройки», раздел «Электронная подпись и шифрование».
Поставьте галочку напротив пункта «Электронная подпись».
Далее в том же разделе переходим в «Настройки электронной подписи» и подключаем электронную подпись, для этого нужно нажать кнопку «Добавить» и далее выбрать, откуда мы хотим установить электронную подпись, выбрав пункт «Из установленных в облачных сервисах или на компьютере». Если нажать на вариант «Заявление на выпуск сертификата», то можно будет сформировать сертификат на получение подписи через сервис 1С:Подпись.
Далее действуйте по инструкциям программы.
Дальнейшая настройка выполняется исходя из того, какая подпись будет использоваться:
Подпись организации, выпущенная на сотрудника.
Подпись физлица + машиночитаемая доверенность.
Если используется подпись организации, выпущенная на сотрудника (не подпись физлица + мчд)
После добавления подписи нажмите на нее два раза и в открывшемся меню заполните данные:
Организация
Используют
Программа (выберите в списке программу криптопровайдер установленную на вашем компьютере)
Если используется подпись физического лица и машиночитаемая доверенность
Добавляем подписи руководителя и сотрудника.
Убедитесь, что программа подключена к интернет-поддержке (Администрирование – Интернет поддержка и сервисы).
Для настройки машиночитаемой доверенности (МЧД) необходимо, чтобы в базу было добавлено два сертификата.
Первый сертификат – сертификат организации, выпущенный на лицо имею
щего право действовать без доверенности. Он будет подписывать машиночитаемую доверенность сотруднику этой подписью. Убедитесь, что в этом сертификате указана организация и должность.
Второй сертификат – личная подпись сотрудника (подпись физлица).
В нём НЕ должна быть указана организация. Но заполняем физическое лицо и пользователя.
Например:
В Настройках пользователей и прав для этого пользователя указываем физическое лицо, которое указывали в сертификате.
Создаем МЧД
Переходим в раздел Настройка – Справочники – Машиночитаемые доверенности (КЭДО).
Права на создание только у администратора.
На форме создания машиночитаемой доверенности заполняем номер и физическое лицо – всё то же что в сертификате и пользователе.
Например:
На вкладке Полномочия в тексте доверенности находим «Впишите предоставляемые полномочия» прописываем полномочия, которыми наделяем сотрудника.
Нажимаем кнопку Записать.
На вкладке Подписи нажимаем Подписать и подписываем сертификатом организации.
Отправляем на регистрацию нажатием кнопки Зарегистрировать.
Регистрация занимает некоторое количество времени. Периодически проверяйте статус доверенности, он должен измениться на Зарегистрировано. Рядом должна быть проставлена дата регистрации.
Включаем настройку «использовать кадровый ЭДО» и формируем согласия
После завершения настройки использования электронной подписи в программе, необходимо перейти в раздел «Кадры», сервис 1С:Кабинет сотрудника, «Настройки» - в этом разделе необходимо поставить галочку «Использовать кадровый ЭДО».
Для проверки подписей, выпущенных для сотрудников в сервисе, требуется скачать и установить «корневой сертификат».
Сделать это можно в личном кабинете администратора 1С:Кабинет сотрудника в разделе Настройки.
И в разделе Корневой сертификат нажать кнопку «Скачать».
По ссылке «Подробнее см.здесь» представлена инструкция по работе с электронными подписями и инструкция по установке корневого сертификата.
Формируем согласия.
Теперь необходимо сформировать согласия на присоединение к КЭДО для сотрудников. Возвращаемся в настройки программы: Кадры – Сервис 1С:Кабинет сотрудника – Настройки.
Знакомимся с формой согласия на присоединение к КЭДО (нажимаем «редактировать шаблон»). При необходимости Вы можете отредактировать форму согласия.
Выбираем способ получения согласия - бумажный или электронный вид и нажимаем «Сформировать согласия».
Проставляем галочку «Автоматически формировать согласия», если хотите, чтобы программа автоматически формировала и отправляла согласия для новых сотрудников.
В зависимости от того, какой вариант получения был выбран, есть несколько сценариев дальнейших действий.
Если был выбран электронный вариант:
Сотрудник подпишет согласие электронной подписью у себя в личном кабинете (если ее нет, сервис предложит ее создать, нужно просто следовать инструкциям сервиса).
Вам останется только подписать согласие со стороны работодателя. Для этого, сотруднику у которого есть право подписи кадровых документов от имени работодателя и электронная подпись, надо зайти в Кадры – Согласия на присоединения к КЭДО и подписать согласия, которые уже были получены от сотрудников, нажав кнопку «Подписать».
Если был выбран бумажный вариант:
Сотруднику придёт уведомление, что ему необходимо ознакомиться с согласием на присоединение к КЭДО. Он должен скачать соглашение, подписать и передать ответственному сотруднику работодателя. После чего в сервисе, сотрудник должен нажать кнопку подтвердив, что он подписал бумажное согласие.
Теперь необходимо подтвердить, что бумажное согласие было получено от сотрудника.
Заходим Кадры – Согласия на присоединение к КЭДО.
Находим согласие от нужного сотрудника, выделяем его щелкнув по нему стрелкой мышки, убеждаемся, что в графе Состояние стоит статус «Согласие» (он означает, что сотрудник отметил у себя в личном кабинете, что согласие подписано) и нажимаем кнопку «Подтвердить наличие подписанного документа».
После выполнения данных действий у сотрудника появится возможность сгенерировать электронную подпись в его профиле.
Процесс получения электронной подписи для сотрудника
Сотрудник может получить электронную подпись только после того, как пройдёт процедуру подписания согласия.
Ниже показан процесс получения подписи в мобильном приложении.
Сотрудник, в своём личном кабинете заходит в раздел «Профиль».
Система попросит придумать и подтвердить пароль электронной подписи. После чего нажимает на кнопку «сохранить».
В результате этих действий у нас появится информация о создании электронной подписи и сроке её действия.
Если сотрудник забудет пароль от электронной подписи или истечёт срок действия подписи, то необходимо заново выпустить электронную подпись, нажав кнопку «обновить».
