От роли в перевозках зависит, какие документы вы будете оформлять и подписывать с 1 сентября 2026 года. Пять вопросов, чтобы определить свою роль: грузоотправитель, перевозчик, экспедитор, грузополучатель или собственный автопарк.
Прайм-1С · ЭПД · Роли участников
Ваша роль в ЭПД: определяем за пять вопросов
От роли зависит, какие документы вы будете оформлять и подписывать с 1 сентября. Ролей может быть несколько одновременно — и это нормально.
Опишите схему работы — разберём и подскажем, какие документы понадобятся именно вам.
Перед подключением ЭПД нужно ответить на один вопрос: в какой роли ваша компания участвует в перевозках. От этого зависит, какие документы вы будете оформлять и подписывать.
Ролей может быть несколько одновременно — это нормально и встречается чаще, чем кажется. Компания может быть и грузоотправителем, и грузополучателем, и перевозчиком в разных сделках.
Разберём алгоритм по шагам. Он рассчитан на типовые перевозки между юридическими лицами.
Вопрос 1. Получаете грузы от контрагентов по договору перевозки?
Ваша задача при получении груза — проверить его, подтвердить получение и подписать титул 3.
Для грузополучателя подписание титула 3 бесплатное — дополнительных затрат на подключение в этой роли не возникает.
После 1 сентября 2026 года без ЭПД получать грузы не получится. Грузополучатель — такой же участник цепочки документооборота, как и все остальные.
Вопрос 2. Отправляете грузы контрагентам?
Здесь развилка — всё зависит от того, чьим транспортом едет груз.
Вы заключаете со сторонними компаниями договоры на перевозку. Именно грузоотправитель, как правило, формирует основной набор перевозочных документов: создаёт документ, подписывает свою часть и направляет остальным участникам.
Грузоотправителем может быть производитель, поставщик, дистрибьютор, торговая компания или экспедитор.
При работе с экспедитором добавляются поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки
А если договоров на перевозку нет?
- Свой транспорт и свой водитель — ЭТрН не возникает, но нужны путевые листы
- Аренда транспорта с экипажем — ЭПЛ оформляет арендодатель, не вы
- Ни транспорта, ни договоров перевозки — вы не участвуете в ЭПД
Вопрос 3. Перевозите грузы между своими подразделениями?
Логика та же, что и во втором вопросе, но с важной оговоркой: ситуация, когда грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо, может подпадать под исключение с возможностью работать без ЭПД.
Если груз между своими складами везут своими силами — договора перевозки нет, ЭТрН не нужна. Но если для внутреннего перемещения привлекли стороннего перевозчика, договорные отношения возникают, и ЭТрН становится обязательной.
Нюанс такой перевозки в том, что грузоотправитель и грузополучатель — одно юрлицо, поэтому титул 3 заполняет сам грузоотправитель, получив груз на другом складе.
Вопрос 4. Перевозите грузы других контрагентов по договору перевозки?
Перевозчик — организация или ИП, которые по договору обязуются доставить груз и фактически выполняют перевозку. Именно перевозчики чаще всего первыми сталкиваются с необходимостью технического внедрения ЭПД.
Что нужно перевозчику: получать документы от грузоотправителя, подписывать свою часть ЭТрН, оформлять ЭПЛ и обеспечивать водителей средствами работы с электронными документами.
Собственный транспорт есть по определению, поэтому дополнительно возникают путевые листы. При перевозке алкогольной и спиртосодержащей продукции электронный путевой лист обязателен.
Вопрос 5. Оказываете транспортно-экспедиционные услуги?
Дальше всё зависит от того, что вы делаете с грузом.
Принимаете груз во владение — экспедиторская расписка, электронный заказ-заявка, ЭТрН
Перевозите груз на свой склад — складская расписка
Помимо ЭПД, экспедиторы обязаны состоять в реестре ГосЛог. С 1 сентября 2026 года ГИС ЭПД проверяет включение в реестр — без записи подписать ЭТрН с признаком «экспедитор» технически невозможно. Подробнее о реестре и рисках.
Есть свой транспорт, но договоров перевозки нет?
Такая ситуация встречается часто: компания возит собственные грузы на собственных машинах или доставляет сотрудников. Договора перевозки при этом не возникает, а значит, не возникает и ЭТрН.
Транспортная накладная не нужна, но нужны путевые листы: они подтверждают, что водитель допущен к рейсу, а транспортное средство исправно. На основании путевого листа списываются затраты на использование техники.
Если вы арендуете транспорт и сами им управляете, включая водителя и эксплуатацию, путевые листы оформляете вы.
Если водитель и обслуживание предоставляются арендодателем, путевой лист оформляет он.
Отдельно: водитель
Водитель — непосредственный участник перевозки, хотя не всегда сторона договора. Без него не работают многие электронные перевозочные документы.
Что делает водитель: получает данные по ЭТрН, работает с электронным путевым листом, предъявляет QR-код при проверке на дороге, подтверждает отдельные операции через мобильное приложение.
Водитель не становится специалистом по ЭДО. Его задача — открыть приложение и поставить отметку. Основная работа по созданию и подписанию документов остаётся за сотрудниками офиса. Раньше он возил папку бумаг — теперь информация доступна в телефоне.
Итоговая таблица
| Участник | Документы | Что делает |
|---|---|---|
| Грузоотправитель | ЭЗЗ, ЭТрН | Формирует документ, подписывает титул 1, направляет остальным |
| Перевозчик | ЭТрН, ЭПЛ | Подписывает титулы 2 и 4, оформляет путевые листы |
| Грузополучатель | ЭТрН | Принимает груз и подписывает титул 3 — бесплатно |
| Экспедитор | ЭЗЗ, экспедиторская расписка, ЭТрН | Набор зависит от того, принимает ли груз во владение |
| Собственный автопарк | ЭПЛ | Оформляет путевые листы на своих водителей |
| Водитель | — | Работа с ЭПЛ, ЭТрН и QR-кодом через мобильное приложение |
Частая ошибка: «у нас нет своего транспорта, значит, нас это не касается»
Очень часто компании считают, что ЭПД касается только перевозчиков. Это не так.
В перевозке участвует несколько сторон, и каждая работает со своими документами. Даже если компания не имеет собственного транспорта и просто получает товар от поставщиков, она всё равно становится участником ЭПД.
Не уверены в своей роли?
Опишите нам схему работы — разберём, в каких ролях участвует ваша компания, какие документы понадобятся и что успеть до 1 сентября. Консультация бесплатная.
Частые вопросы
У нас несколько ролей одновременно. Это нормально?
Да, и встречается чаще, чем кажется. Компания может быть грузоотправителем при отгрузках клиентам, грузополучателем при закупках и перевозчиком, если возит чужие грузы. Просто набор документов складывается из всех ролей.
Мы закупаем товары в офис. Нас это касается?
Да. Если поставку везёт наёмный транспорт по договору перевозки, с 1 сентября транспортная накладная подписывается только через ЭДО. Отдельного исключения для непрофильных компаний нет.
Возим грузы только между своими складами. ЭТрН нужна?
Если возите своими силами — нет, договора перевозки не возникает. Если привлекаете стороннего перевозчика — да, нужна. При этом грузоотправитель и грузополучатель совпадают, и титул 3 заполняет сам грузоотправитель.
У нас только собственный автопарк, чужие грузы не возим. Что нам делать?
Транспортная накладная не нужна, но нужны путевые листы. Переход на электронный путевой лист рекомендуется, а при перевозке алкогольной и спиртосодержащей продукции обязателен с 1 сентября 2026 года.
Проверим вашу готовность
Определим роли, проверим конфигурацию 1С и подскажем, какие документы и подписи понадобятся. Расскажите о своей схеме работы — разберём бесплатно.
- Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ
- Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта»
- Федеральный закон от 03.04.2023 № 108-ФЗ
- Постановление Правительства РФ от 21.05.2022 № 931
- Приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390