Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026: обязательно для всех участников перевозок
Краткий ответ: Да, с 1 сентября 2026 года все коммерческие организации и индивидуальные предприниматели, участвующие в перевозке грузов (отправители, получатели, перевозчики, экспедиторы), обязаны оформлять транспортные накладные и экспедиторские документы в электронном виде. Исключения возможны только в особых случаях, которые для каждого вида транспорта устанавливает Минтранс России.
Почему это становится обязательным? Нормативная база
Обязанность оформлять электронные перевозочные документы (ЭПД) установлена Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон "О транспортно-экспедиционной деятельности"». Этот закон вносит поправки в Федеральный закон от 30.06.2003 № 87-ФЗ.
Кому подходит и для чего? Разбор по группам участников
Закон не делает исключений для организационно-правовых форм. Если вы участвуете в логистической цепочке, изменения касаются именно вас.
Грузоотправители
Для чего: Формирование транспортной накладной (ТН) и заказа-наряда в электронном виде. Обмен с перевозчиком без курьеров.
Польза: Исключение потери документов и ускорение сверки взаиморасчетов.
Перевозчики
Для чего: Прием и подтверждение ЭПД, взаимодействие с ГИС ЭПД (государственной информационной системой).
Польза: Прозрачность статусов доставки, снижение затрат на бумагу и печать.
Экспедиторы
Для чего: Формирование экспедиторских документов (поручение экспедитору, экспедиторская расписка) строго в электронном виде.
Польза: Соответствие новым требованиям закона № 140-ФЗ для работы в реестре.
Грузополучатели
Для чего: Электронное подтверждение факта приемки груза.
Польза: Мгновенный доступ к документам на груз, ускорение выгрузки и оприходования товара.
Когда можно оставить бумагу? Исключения из правил
Закон предусматривает, что Минтранс России определит случаи, когда документы можно оформлять на бумаге. На данный момент такой приказ есть только для железнодорожного транспорта.
Транспортная железнодорожная накладная оформляется на бумаге в следующих случаях:
- 1 Перевозки по территориям с режимами повышенной готовности, ЧС, военного или чрезвычайного положения.
- 2 Воинские железнодорожные перевозки.
- 3 Отсутствие интернета/технической возможности у сторон из-за обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажор).
Как подготовиться к переходу на ЭПД
ФНС России рекомендует начать подготовку заранее, чтобы протестировать технологию. Это позволит избежать простоев и штрафов.
Квалифицированную электронную подпись на руководителя или ИП. Для сотрудников оформить машиночитаемую доверенность (МЧД).
Подключиться к аккредитованному оператору ИС ЭПД (информационной системы электронных перевозочных документов). Список есть на сайте Минтранса.
Настроить обмен данными между вашей учетной системой и оператором ЭПД для автоматического создания накладных.
1С:ERP Управление холдингом и 1С:Комплексная автоматизация
Для автоматизации процесса создания электронных перевозочных документов прямо из системы учета мы рекомендуем решения "1С". Интеграция с операторами ИС ЭПД позволяет формировать транспортные накладные на основе заказов клиентов и выставленных счетов, не вводя данные повторно.
Это минимизирует ошибки, связанные с человеческим фактором, и ускоряет документооборот в 2-3 раза.
Что говорит закон об электронной подписи и ГИС ЭПД?
Согласно ст. 1 Федерального закона № 140-ФЗ, электронные экспедиторские документы подписываются усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью. Все подписанные документы направляются в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
Электронные vs Бумажные: почему бизнес переходит уже сейчас
| Характеристика | Бумажная накладная | Электронный перевозочный документ (ЭПД) |
|---|---|---|
| Время доставки до контрагента | 1-5 дней (почта/курьер) | Мгновенно (через ГИС ЭПД/оператора) |
| Риск утери | Высокий | Документы хранятся в системе 3+ года |
| Скорость оплаты | Задерживается до получения оригинала | Ускорение до 20 дней |
1С:Документооборот и 1С:Управление автотранспортом
Для компаний, которые хотят централизованно управлять не только перевозками, но и всей внутренней и внешней документацией, оптимальным решением станет "1С:Документооборот". В связке с "1С:Управление автотранспортом" вы получаете полный цикл: от планирования рейса и путевого листа до электронной транспортной накладной, подписанной водителем и заказчиком.
Это готовое решение для соблюдения требований закона № 140-ФЗ.
