Как сдать отчет о численности работников в ИФНС через 1С:ЗУП
Отчет о среднесписочной численности работников обязаны сдавать:
- Все организации независимо от применяемой системы налогообложения
- Индивидуальные предприниматели с численностью работников более 100 человек
- Вновь созданные организации (в течение месяца после регистрации)
- Даже бездействующие компании без сотрудников
Срок сдачи: ежегодно до 20 января следующего года. За 2025 год отчет нужно сдать до 20 января 2026 года.
Основание: Статья 80 Налогового кодекса РФ, Приказ ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@
Пошаговая инструкция по формированию отчета в 1С:ЗУП 8 редакция 3
-
Перейдите в раздел «Отчеты» в главном меню программы.
-
Выберите подраздел «Регламентированные отчеты».
-
Нажмите кнопку «Создать».
-
В открывшемся окне выберите «Отчет о среднесписочной численности работников».
-
Укажите отчетный период — календарный год, за который формируется отчет.
-
Нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически рассчитает все показатели.
-
Внимательно проверьте заполненные данные.
-
Нажмите кнопку «Проверить» для контроля возможных ошибок.
-
Для отправки через интернет нажмите кнопку «Выгрузить».
Важно! Даже если в организации не было работников в отчетном периоде, необходимо сдать нулевой отчет о среднесписочной численности. Несдача отчета влечет административную ответственность.
Альтернативные способы формирования отчета о численности
Помимо регламентированного отчета, в 1С:ЗУП 8 редакция 3 доступны дополнительные отчеты для анализа численности:
Формируется в разделе «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Численность и текучесть кадров».
Позволяет получить сведения о среднесписочной численности сотрудников с разбивкой по подразделениям и месяцам.
Для формирования отчета:
- Укажите период, за который необходимо сформировать отчет
- Выберите организацию
- Установите флажок "Округлять значение как в регламентированной отчетности"
- При необходимости установите флажок "С разбивкой по подразделениям"
- Нажмите кнопку "Сформировать"
Формируется в разделе «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Численность и текучесть кадров за период».
Этот отчет не содержит разбивки по подразделениям и месяцам, но предоставляет общие данные за выбранный период.
Что делать, если данные заполнились некорректно?
Проверьте кадровые документы
Убедитесь, что все приемы, переводы и увольнения сотрудников правильно оформлены в программе.
Проверьте графики работы
Убедитесь, что всем сотрудникам назначены correct графики работы, так как это влияет на расчет человеко-дней.
Сверьте с табелем учета рабочего времени
Сравните данные с табелем учета рабочего времени — расхождения могут указывать на ошибки в учете.
Ответственность за несдачу отчета о численности
За непредставление отчета о среднесписочной численности работников в установленный срок предусмотрена ответственность:
- Штраф на организацию — 200 рублей (статья 126 НК РФ)
- Штраф на должностное лицо — от 300 до 500 рублей (статья 15.6 КоАП РФ)
За предоставление недостоверных сведений штраф составляет 500 рублей (статья 126.1 НК РФ).
Основание: Налоговый кодекс РФ (статьи 126, 126.1), Кодекс об административных правонарушениях РФ (статья 15.6)
Рекомендация: Формируйте и проверяйте отчет заранее, не дожидаясь последнего дня сдачи. Это позволит избежать технических сбоев и своевременно исправить возможные ошибки.
Для отправки подготовленной регламентированной отчётности, содержащей сведения о сотрудниках, можно подключить 1С-Отчётность.
