Кулер и питьевая вода при УСН: можно ли учесть расходы в 2026 году
Для компаний на УСН с объектом «доходы минус расходы» ответ стал более удобным: стоимость кулера, бутилированной воды и обслуживания можно учитывать как расходы на обеспечение нормальных условий труда. Но важно правильно подтвердить связь затрат с офисом и работниками.
С 2026 года в расходах при УСН можно учитывать не только закрытый перечень затрат, но и отдельные расходы по правилам главы 25 НК РФ.
Почему подход изменился
Раньше перечень расходов при УСН был закрытым, поэтому стоимость кулера и воды часто не признавали. Контролирующие органы также указывали, что такие затраты нельзя включать в расходы упрощенца.
С 1 января 2026 года в статье 346.16 НК РФ появился подпункт 45. Он позволяет учитывать иные расходы, определяемые по правилам налога на прибыль. Это открывает путь для признания затрат на нормальные условия труда.
УСН «доходы минус расходы».
Пп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
Нормальные условия труда.
Какие расходы можно включить
К расходам можно отнести покупку кулера, бутилированную воду для работников, обслуживание оборудования и, при необходимости, установку систем фильтрации. Логика такая же, как по налогу на прибыль: это затраты на обеспечение нормальных условий труда и охраны труда.
Минфин ранее разъяснял, что для учета расходов на питьевую воду и кулеры справка о ненадлежащем качестве водопроводной воды не требуется. Но документы по покупке, доставке и использованию воды лучше хранить.
- договор или счет на покупку кулера;
- накладные или УПД на воду;
- акты обслуживания кулера;
- приказ или положение об обеспечении работников питьевой водой;
- закрепление статьи затрат в учетной политике;
- подтверждение использования воды в офисе, а не для личных нужд.
Как связать расходы с требованиями охраны труда
Работодатель обязан систематически проводить мероприятия по улучшению условий и охраны труда. В перечне таких мероприятий есть обеспечение работников питьевой водой и установка систем очистки воды.
Поэтому безопасная формулировка для внутреннего учета — не «представительские» и не «прочие бытовые» расходы, а затраты на нормальные условия труда. Это понятнее и для бухгалтерии, и для налогового обоснования.
Как отразить в 1С
В 1С:Бухгалтерии расходы стоит проводить по отдельной статье затрат, чтобы их можно было быстро показать при проверке. Для воды и обслуживания удобно использовать регулярные операции с привязкой к подразделению или офису.
Если кулер стоит дороже лимита для материальных расходов или учитывается как оборудование, нужно отдельно определить порядок списания. В большинстве офисных случаев это небольшая покупка, но учетная политика должна поддерживать выбранный вариант.
Частые вопросы
Можно ли учесть кулер при УСН?
Да, если компания применяет УСН «доходы минус расходы» и обосновывает покупку как обеспечение нормальных условий труда.
Нужна ли справка о плохом качестве воды?
По позиции Минфина для учета расходов на питьевую воду и кулеры такая справка не требуется.
Можно ли учесть обслуживание кулера?
Да, если обслуживание связано с обеспечением работников питьевой водой.
Как лучше назвать статью затрат?
Расходы на обеспечение нормальных условий труда или аналогичная формулировка, закрепленная в учетной политике.
Нужно настроить расходы при УСН?
Проверим статьи затрат, учетную политику и отражение офисных расходов в 1С:Бухгалтерии.