Расписка при приеме документов воинского учета: когда оформлять и как сделать в 1С
Когда сотрудник передает работодателю документы, необходимые для воинского учета, факт приема нужно подтвердить распиской. Она защищает и работника, и организацию: видно, какие документы приняли, когда их вернули и кто расписался в получении.
Если документ нужен только для снятия копии или внесения данных в личную карточку, расписку оформлять не нужно: документ возвращают владельцу немедленно.
Когда нужна расписка
Расписку оформляют в день приема документов воинского учета у сотрудника. Форма приведена в приложении к методическим рекомендациям, специальных правил заполнения не установлено.
Практический смысл расписки простой: работодатель подтверждает, что принял документы, а при возврате получает подпись сотрудника в корешке. Этот корешок остается в организации и служит доказательством, что документы вернули владельцу.
Когда расписку можно не оформлять
Если документ нужен только для снятия копии или внесения данных в личную карточку, расписка не требуется. В этом случае документ нужно вернуть сотруднику сразу, не оставляя его у работодателя.
Это важно для кадровиков: лишнее хранение документов повышает риск претензий по сохранности и персональным данным. Если документ не нужно удерживать, лучше не создавать лишний документооборот.
Выдается расписка в день приема.
Сотрудник расписывается в корешке расписки.
Расписка не нужна, документ возвращается немедленно.
Что хранить в организации
После возврата документов сотруднику организация хранит корешок расписки. В нем фиксируется подпись гражданина в получении документа воинского учета. Это особенно важно, если позже возникнет вопрос, где находился документ и был ли он возвращен.
Кадровой службе стоит закрепить внутренний порядок: кто принимает документы, кто формирует расписку, где хранится корешок и как данные отражаются в учетной системе.
- дату приема документов;
- перечень принятых документов;
- дату возврата документов сотруднику;
- подпись сотрудника в корешке;
- место хранения корешков расписок;
- связь с кадровыми данными в 1С.
Как сформировать расписку в 1С
Расписку можно сформировать в 1С:Зарплате и управлении персоналом 8 и в 1С:Бухгалтерии 8. Это удобно, если кадровая служба уже ведет воинский учет и данные сотрудников в программе.
Автоматическое формирование помогает не держать отдельные шаблоны на рабочих столах, использовать актуальные данные сотрудника и быстрее готовить документы в день приема.
Частые вопросы
В какой день выдают расписку?
В день приема документов воинского учета у сотрудника.
Нужно ли хранить расписку после возврата документов?
В организации остается корешок расписки с подписью сотрудника о получении документов.
Если нужно только снять копию, расписка нужна?
Нет. Документ нужно немедленно вернуть владельцу.
Нужна помощь с учетом в 1С?
Поможем настроить кадровые документы, воинский учет и печатные формы в 1С:ЗУП или 1С:Бухгалтерии.