Сначала оформите изменение условий оплаты труда и его дату, затем отразите новую сумму в кадровом и расчетном учете. Запись в программе не заменяет соглашение с работником.
Сначала определите, кого и почему касается повышение
Оклад могут повысить всем сотрудникам, например при индексации, или отдельным работникам. До внесения данных в программу определите основание, дату вступления изменений в силу, должности и суммы. Если работники одной должности выполняют труд равной ценности, учитывайте требование равной оплаты.
Если изменение затрагивает должность или штатную структуру, проверьте штатное расписание и подготовьте его новую редакцию с нужной даты. Не ограничивайтесь изменением карточки одного сотрудника, если фактически пересматривается оклад по должности.
Какие документы оформить
- Документ работодателя с причиной, перечнем сотрудников или должностей, новыми окладами и датой изменения.
- Дополнительное соглашение к трудовому договору с работником: размер оплаты — условие договора, и по общему правилу его меняют по соглашению сторон.
- При необходимости — изменение штатного расписания, приказ или иной кадровый документ, предусмотренный внутренним процессом.
- Подтверждение ознакомления работника и согласованной даты применения новых условий.
Что зафиксировать в программе 1С
В программах «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3 и «1С:Бухгалтерия» редакции 3.0 используйте кадровый или зарплатный сценарий, соответствующий вашей конфигурации. Зарегистрируйте новую сумму с датой действия, указанной в документах; не переписывайте начисления за уже закрытые периоды вручную.
После проведения кадрового изменения проверьте, что у сотрудника отображается правильный оклад с нужной даты, а расчет зарплаты за первый затронутый месяц использует новые условия. При групповом повышении отдельно проверьте сотрудников с неполной занятостью, переводами, совмещением и другими действующими изменениями.
Контроль перед выплатой
- Сверьте дату и сумму в трудовом договоре, кадровом документе и расчетных данных.
- Проверьте штатное расписание, если менялись оклады по должности.
- Пересчитайте начисления за первый период после повышения и сравните результат с условиями договора.
- Проверьте удержания, НДФЛ, страховые взносы и средний заработок в случаях, где новая сумма влияет на расчет.
- Сохраните документы-основания и результат контрольной сверки вместе с кадровыми материалами.
Важное ограничение
Повышение оклада оформляют по соглашению сторон. Статья 74 ТК РФ регулирует отдельную ситуацию изменения условий по инициативе работодателя при организационных или технологических изменениях; она не дает общего основания в одностороннем порядке менять договор при повышении оклада.
Частые вопросы
Можно ли повысить оклад одному сотруднику?
Да, если есть обоснование и соблюдены требования трудового законодательства, включая равную оплату труда равной ценности. Условия конкретного сотрудника оформляют документально.
Нужно ли дополнительное соглашение?
Как правило, да: размер оплаты относится к условиям трудового договора. Зафиксируйте новую сумму и дату ее применения.
Одинаковый ли порядок в ЗУП и Бухгалтерии?
Кадровые и расчетные действия зависят от используемой конфигурации и включенных функций. Проверьте, что новая сумма отражена в кадровом документе и участвует в расчете зарплаты с правильной даты.
Документы и материалы
- Трудовой кодекс РФ: абзац 6 части 2 статьи 22, статьи 72 и 74.
- «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 3; «1С:Бухгалтерия 8», редакция 3.0.
Нужна помощь с учетом в 1С?
Специалисты Прайм 1С помогут проверить настройки, документы и расчет в вашей базе.