Разделите две задачи: актуализировать данные работника внутри компании и определить, входит ли изменение в перечень для уведомления военкомата.
Головная организация или подразделения
Воинский учет ведут организации независимо от формы собственности. Наличие филиалов в других городах не отменяет этой обязанности. Нормативные акты не устанавливают отдельную единственную модель ведения учета для обособленных подразделений, поэтому порядок определяет сама организация.
При централизованной модели сведения всех работников собирает головная организация. При децентрализованной — учет сотрудников ведут непосредственно подразделения. Выбор зависит от численности, расположения филиалов и возможности своевременно передавать документы. Закрепите модель в приказе, определите ответственных и маршрут обмена.
Как определить ответственных
Пункт 12 Положения о воинском учете связывает количество работников, ведущих учет, с численностью граждан на воинском учете. Для организации с численностью менее 500 таких работников предусмотрен один работник по совместительству. Дополнительные обязанности могут оформляться и в порядке совмещения при соблюдении трудовых правил.
При небольшой численности в филиалах можно организовать работу одного ответственного по всей компании. Если военнообязанных много и подразделения удалены друг от друга, практичнее назначить ответственных на местах. Сам факт распределения работы не освобождает компанию от контроля сроков и полноты сведений.
Нужно ли уведомлять о новом паспорте
Если изменились только серия, номер, дата выдачи паспорта и выдавший орган, обязанности сообщать об этом в военкомат Положение № 719 не устанавливает. Новые реквизиты при этом следует корректно отразить в кадровых данных организации.
Иная ситуация — когда вместе с заменой документа изменились другие сведения. Отдельно проверьте, не изменились ли фамилия, место жительства, семейное положение или иные учетные данные. Вывод о паспортных реквизитах нельзя переносить на все изменения в карточке работника.
Какие изменения контролировать
Подпункт «е» пункта 32 Положения № 719 предусматривает уведомление об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения, должности, места жительства или пребывания и состояния здоровья. Указанный в источнике срок — пять календарных дней со дня изменения сведений.
- Сопоставьте сведения филиалов и головного офиса и исключите дубли карточек.
- Закрепите, кто фиксирует изменение, проверяет его и направляет уведомление.
- Проверяйте изменения подразделения и должности вместе с кадровыми переводами.
- Сохраняйте документы и подтверждение направления сведений.
- В 1С:ЗУП проверьте актуальность кадровой карточки и данных воинского учета.
Частые вопросы
Нужен отдельный ответственный в каждом филиале?
Не всегда. Организация выбирает централизованную или децентрализованную модель с учетом численности и правил Положения № 719.
Новый номер паспорта обязательно отправлять в военкомат?
Если изменились только паспортные реквизиты, такая обязанность не предусмотрена. Другие изменения проверяют отдельно.
Где закрепить порядок учета?
В приказе об организации воинского учета с указанием ответственных и выбранной модели работы.
Документы и материалы
- Федеральные законы от 28.03.1998 № 53-ФЗ и от 31.05.1996 № 61-ФЗ
- Положение о воинском учете, постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719: пункты 12 и 32
Проверьте кадровые сведения и воинский учет в 1С:ЗУП
Поможем проверить карточки сотрудников, подразделения и настройки учета в вашей информационной базе.