Копия заявления о приеме на работу: когда работодатель обязан выдать документ
Заявление о приеме на работу не всегда остается только внутренним документом работодателя. По письменному требованию сотрудника организация должна выдать заверенную копию, если документ связан с его работой.
Статья 62 ТК РФ не содержит закрытого перечня документов, связанных с работой. Роструд считает заявление о приеме одним из таких документов.
Что говорит статья 62 ТК РФ
По письменному заявлению работника работодатель выдает трудовую книжку для обязательного социального страхования и надлежащим образом заверенные копии документов, связанных с работой. Копии предоставляются безвозмездно.
Перечень документов в статье 62 ТК РФ не является исчерпывающим. Поэтому кадровик оценивает не только привычные справки и приказы, но и документы, которые подтверждают оформление трудовых отношений.
Основание для выдачи — заявление работника, а не устная просьба.
Копия должна быть оформлена надлежащим образом.
Плату за копию документа, связанного с работой, не взимают.
Почему заявление о приеме связано с работой
Заявление фиксирует волеизъявление человека при оформлении трудовых отношений и может содержать сведения о должности, дате начала работы и условиях приема. Поэтому документ относится к кадровой истории сотрудника.
Роструд исходит из широкого понимания документов, связанных с работой. Если документ хранится у работодателя и относится к оформлению или исполнению трудового договора, безопаснее рассматривать его запрос как подпадающий под статью 62 ТК РФ.
- Примите запрос в письменной форме.
- Проверьте, какой документ и за какой период просит сотрудник.
- Найдите запрошенный документ в личном деле или кадровом архиве.
- Заверьте копию по правилам организации.
- Передайте документ сотруднику и зафиксируйте выдачу.
Как оформить выдачу копии
Внутренний порядок может предусматривать прием заявлений через кадровую службу, регистрацию запроса и выдачу под подпись. Главное — не заменять копию справкой общего содержания, если сотрудник запросил конкретное заявление.
Если документ не найден, зафиксируйте результат поиска и предложите сотруднику доступный документ, подтверждающий факт оформления. Отказ без проверки архива создает лишний риск трудового спора.
- Зарегистрируйте заявление работника с датой получения.
- Сверьте личность заявителя и запрошенный документ.
- Сделайте копию всех страниц заявления.
- Заверьте копию подписью и реквизитами организации.
- Передайте копию без взимания платы.
Как вести запросы в 1С:ЗУП
В 1С:ЗУП можно зафиксировать обращение сотрудника в кадровом документообороте и сохранить скан выданной копии в карточке работника, если это соответствует настройкам и политике хранения документов.
Не загружайте в карточку лишние персональные данные и ограничьте доступ к архиву кадровыми ролями. Для контроля срока выдачи добавьте внутренний журнал запросов и отметку о дате передачи документа.
Статья 62 ТК РФ требует предоставить копии безвозмездно. Конкретный внутренний маршрут согласуйте с политикой обработки персональных данных.
Чек-лист отдела кадров
Проверьте процедуру перед ответом сотруднику.
- Запрос получен в письменной форме.
- Документ относится к трудовым отношениям.
- Запрошенный документ найден и скопирован полностью.
- Копия заверена надлежащим образом.
- Факт выдачи зафиксирован без платы с работника.
FAQ
Обязан ли работодатель выдавать копию заявления о приеме?
По позиции Роструда — да, если работник письменно запросил документ: заявление о приеме относится к документам, связанным с работой.
Можно ли взять плату за копирование?
Нет. Копии документов, связанных с работой, предоставляются работнику бесплатно.
Должен ли запрос быть письменным?
Да. Статья 62 ТК РФ предусматривает выдачу по письменному заявлению работника.
Что делать, если заявление не нашли?
Проведите проверку кадрового архива, зафиксируйте результат и предложите другие документы, подтверждающие оформление трудовых отношений.
Упорядочим кадровые документы
Поможем настроить хранение кадровых документов, журнал запросов и безопасный кадровый документооборот в 1С:ЗУП.