Присоединение компаний: нужно ли заводить новую книгу учета трудовых книжек
После реорганизации в форме присоединения правопреемнику нужно начать вести новую книгу учета движения трудовых книжек. Это помогает отделить кадровые документы прежних организаций от учета работодателя, который продолжает трудовые отношения.
Роструд указывает: после присоединения двух компаний к третьей правопреемник должен завести новую книгу учета движения трудовых книжек.
Почему старая книга не всегда подходит
При присоединении работники переходят к правопреемнику, а кадровые документы присоединяемых организаций должны быть переданы и сохранены. Но текущий учет движения трудовых книжек у нового работодателя лучше вести в новой книге, чтобы не смешивать историю разных юридических лиц.
Такой подход упрощает контроль: видно, какие трудовые книжки приняты правопреемником, кому выданы вкладыши и какие документы продолжают движение уже после реорганизации.
Что фиксируется в книге
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей отражаются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши, выдаваемые работникам вновь. Указываются серия и номер документов.
После присоединения кадровику важно оформить не только новую книгу, но и передачу архивных документов, чтобы при проверке было понятно, где заканчивается учет присоединяемых обществ и где начинается учет правопреемника.
- оформить передачу кадровых документов присоединенных компаний;
- завести новую книгу учета движения трудовых книжек;
- проверить наличие трудовых книжек и вкладышей;
- сверить серии, номера и данные работников;
- обновить кадровые данные в 1С:ЗУП.
Какие риски закрывает новая книга
Новая книга снижает риск путаницы при выдаче трудовой книжки, подтверждении стажа, подготовке ответов работникам и проверке кадровых документов. Особенно это важно, если присоединяются компании с разной кадровой дисциплиной и разными формами журналов.
Отдельная книга помогает кадровику доказать, какие документы принял правопреемник и как они учитывались после завершения реорганизации.
Как связать бумажный учет и 1С
В 1С:ЗУП стоит проверить кадровые переводы, реквизиты работодателя, подразделения, кадровые документы и сведения по трудовым книжкам. Чем точнее данные в программе, тем проще сопоставить их с бумажной книгой учета.
Частые вопросы
Нужно ли заводить новую книгу после присоединения?
Да, по позиции Роструда правопреемнику следует начать вести новую книгу учета движения трудовых книжек.
Что делать со старыми книгами?
Их нужно сохранить как кадровые документы присоединенных организаций и обеспечить понятную передачу правопреемнику.
Нужно ли сверять данные в 1С?
Да, после реорганизации стоит проверить работников, кадровые события и реквизиты работодателя.
Нужна помощь с учетом в 1С?
Поможем сверить кадровые документы после реорганизации и настроить учет работников в 1С:ЗУП.