Сменили фамилию: менять ли ИНН и что делать бухгалтерии
Номер ИНН присваивается один раз и не меняется никогда. При смене фамилии, имени или отчества обновляются только сведения в реестре налогоплательщиков, причем автоматически — специально идти в инспекцию не нужно.
Сам номер остается прежним на всю жизнь. Меняются не цифры, а сведения о налогоплательщике в Едином государственном реестре налогоплательщиков.
Что разъяснило ведомство
Эксперты УФНС по Тульской области отметили, что идентификационный номер налогоплательщика присваивается физическому лицу один раз и остается неизменным в течение всей жизни. При изменении фамилии, имени или отчества меняется не номер, а сведения о налогоплательщике в ЕГРН.
После получения нового паспорта информация об изменении поступает в налоговые органы в рамках межведомственного информационного взаимодействия. Поэтому специально обращаться в налоговый орган не требуется.
Когда все-таки придется обратиться
Есть две ситуации: сведения по каким-либо причинам не актуализировались либо нужна выписка с актуальными персональными данными. Тогда гражданин может обратиться в любой налоговый орган или МФЦ.
Паспорт, заявление и при необходимости документ, подтверждающий смену ФИО.
Услуга предоставляется бесплатно.
Пять рабочих дней.
Что это значит для бухгалтерии и кадров
Работник приносит новый паспорт — и дальше задача работодателя не в ИНН, а в том, чтобы новые данные попали во все документы и отчеты. Номер остается тот же, а вот фамилия в отчетности должна совпадать с актуальными сведениями, иначе отчеты по сотруднику начнут отклоняться.
Порядок действий при смене ФИО сотрудника
- получить копию нового паспорта и документа-основания;
- издать приказ и внести изменения в кадровые документы;
- оформить дополнительное соглашение к трудовому договору;
- обновить личные данные в учетной системе до ближайшей отчетности;
- проверить, что ИНН и СНИЛС остались прежними — они не меняются;
- при необходимости перевыпустить электронную подпись сотрудника.
Как это применить в 1С
Практический порядок такой: сначала внести изменение в карточку физического лица, а не в карточку сотрудника — именно там хранятся паспортные данные и история ФИО. Программа сохраняет прежние значения с датой изменения, поэтому документы за прошлые периоды остаются корректными.
После этого стоит проверить, что новая фамилия подтянулась в кадровые документы и в персонифицированную отчетность. Типовая ошибка — правка ФИО задним числом без указания даты изменения: тогда в отчетах за прошлые месяцы появляется фамилия, которой на тот момент еще не существовало.
Частые вопросы
Меняется ли номер ИНН при смене фамилии?
Нет. Номер присваивается один раз и остается неизменным в течение всей жизни.
Нужно ли идти в налоговую?
Нет. После получения нового паспорта сведения поступают в налоговые органы в рамках межведомственного взаимодействия.
А если данные не обновились?
Можно обратиться в любой налоговый орган или МФЦ с паспортом и заявлением.
Сколько это стоит и как долго?
Услуга бесплатная, срок — пять рабочих дней.
Нужен порядок в персональных данных сотрудников?
Настроим ведение личных данных и историю изменений в «1С:Зарплате и управлении персоналом», чтобы отчетность уходила без отказов.