ЭТрН и склад ответственного хранения: когда нужна электронная накладная
Складская передача и автомобильная перевозка - разные операции. Если товар просто принимают на ответственное хранение или выдают со склада, ЭТрН не нужна. Но как только появляется перевозка по договору перевозки, электронная транспортная накладная становится частью документооборота.
Главный ориентир: ЭТрН оформляют не из-за самого факта хранения, а из-за фактической перевозки груза автомобильным транспортом.
Когда ЭТрН не нужна
Если склад ответственного хранения только принимает продукцию, размещает ее и затем выдает владельцу или уполномоченному лицу, такая операция относится к договору хранения. Для нее достаточно складских документов, предусмотренных условиями договора.
В этой части важно не смешивать хранение и перевозку. У склада может быть много операций с товаром, но ЭТрН появляется только тогда, когда товар передается перевозчику для доставки.
Когда электронная накладная нужна
Если продукция физически перемещается автомобилем по договору перевозки, ЭТрН оформляется в рамках перевозочного документооборота.
Когда со склада товар забирает перевозчик для доставки покупателю, ЭТрН нужна, потому что начинается перевозка груза.
СОХ может быть указан как лицо, ответственное за погрузку или приемку, но не обязательно становится грузоотправителем по существу.
Как распределить роли
В разделе грузоотправителя указывают фактического владельца груза или экспедитора, который принял груз в законное владение. Сам склад отражают в тех разделах, где он действительно выполняет действие: например, как лицо, ответственное за погрузку.
Если сотрудник склада должен подписывать ЭТрН от имени грузоотправителя или грузополучателя, полномочия лучше закрепить заранее: в договоре хранения и, при необходимости, в машиночитаемой доверенности.
Что проверить в 1С
- кто является владельцем груза и кто указан грузоотправителем;
- кто фактически передает товар перевозчику;
- есть ли у склада полномочия на подписание электронных документов;
- настроен ли обмен ЭПД и ЭТрН с контрагентами;
- совпадают ли данные договора хранения, перевозки и отгрузочных документов.
Как 1С помогает с ЭТрН
1С-ЭПД и настройки электронного документооборота помогают связать отгрузку, перевозку, склад ответственного хранения и подписи участников без ручного дублирования данных.