Деньги под отчет постороннему физлицу выдавать нельзя
Организация хочет выдать наличные человеку, который не состоит в штате, чтобы он рассчитался с поставщиком. Так делать нельзя: под отчет деньги выдаются только тому, с кем заключен трудовой или гражданско-правовой договор. Это подтверждают и Банк России, и суды.
Ключ к ответу — письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859: для целей Указания № 3210-У под работником организации понимается лицо, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор.
Суть вопроса
Организация планирует выдать наличные денежные средства физическому лицу, не состоящему в штате, для расчета за товар с поставщиком. Вопрос простой: можно ли оформить это как выдачу под отчет.
Ответ отрицательный. Организация не вправе выдавать наличные под отчет физлицу, если с ним не заключен трудовой или гражданско-правовой договор.
Что говорит порядок ведения кассовых операций
Порядок выдачи денежных средств под отчет регулируется Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Согласно п. 6.3 Указания, организации и предприниматели вправе выдавать наличные денежные средства работнику — подотчетному лицу.
Подотчетное лицо в установленный срок должно представить главному бухгалтеру, бухгалтеру или руководителю авансовый отчет с подтверждающими документами. Вся конструкция построена вокруг фигуры работника, и обойти ее нельзя.
Пункт 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.
Письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859: лицо с трудовым или ГПХ-договором.
Постановление АС Центрального округа от 10.04.2023 № Ф10-1006/2023.
Почему договор ГПХ решает вопрос
Банк России прямо расширил понятие работника для целей кассовой дисциплины: это не только сотрудник по трудовому договору, но и исполнитель по гражданско-правовому договору. Поэтому привлечь стороннего человека к расчетам законно — но сначала оформить с ним договор.
Выдача наличных средств под отчет физлицу, с которым не заключен ни трудовой, ни гражданско-правовой договор, законодательством не предусмотрена. На это указал и Арбитражный суд Центрального округа.
Как закрыть задачу законно
Вариантов немного, и все они простые.
- заключить с физлицом гражданско-правовой договор и оформить выдачу под отчет обычным порядком;
- либо поручить расчет штатному сотруднику;
- либо рассчитаться с поставщиком напрямую с расчетного счета;
- установить приказом руководителя срок представления авансового отчета;
- собрать подтверждающие документы по всем расходам подотчетного лица;
- не маскировать выдачу под заем или материальную помощь ради обхода запрета.
Как это применить в 1С
Практический порядок такой: сначала оформить договор, затем завести физлицо в справочнике и только после этого проводить выдачу под отчет. Документ выдачи наличных с видом операции «Выдача подотчетному лицу» закрывается авансовым отчетом с приложением подтверждающих документов.
Полезно периодически проверять остатки по счету расчетов с подотчетными лицами: зависшие суммы без авансовых отчетов — типовое замечание при проверке кассовой дисциплины.
Частые вопросы
Можно ли выдать под отчет не работнику?
Нет. Организация не вправе выдавать наличные под отчет физлицу, если с ним не заключен трудовой или гражданско-правовой договор.
Достаточно ли договора ГПХ?
Да. Для целей Указания № 3210-У работником считается лицо, с которым заключен трудовой или гражданско-правовой договор.
Чем подтверждается такая позиция?
Пунктом 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У и письмом Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859.
Есть ли судебная практика?
Да, постановление Арбитражного суда Центрального округа от 10.04.2023 № Ф10-1006/2023.
Нужен порядок в кассовой дисциплине?
Настроим в 1С учет расчетов с подотчетными лицами, проверим оформление авансовых отчетов и закроем зависшие остатки.