С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы обязательны для всех отраслей. Разбираем, кто попадает в цепочку ЭПД, какие документы переходят в электронный вид, где остаётся бумага и что нужно подготовить компании.
Прайм-1С · ЭПД · 140-ФЗ
ЭПД с 1 сентября 2026 года: кого это касается и что нужно успеть
Электронные перевозочные документы становятся обязательными для всех отраслей. Разбираем, кто попадает в цепочку, где остаётся бумага и что можно успеть сделать за оставшиеся недели.
Специалисты Прайм-1С помогут определить вашу роль в перевозках, подобрать решение и настроить обмен с контрагентами.
До 1 сентября 2026 года остаётся меньше трёх недель. С этой даты электронные перевозочные документы становятся обязательными для всех отраслей — это установил Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ.
Многие компании до сих пор считают, что тема касается только транспортников. Это не так. Разбираемся, что именно меняется, кто попадает под требование и что нужно сделать, если подготовка ещё не начата.
ЭПД — это не новый процесс, а другая форма привычных документов
Сегодня перевозка сопровождается пакетом бумаг: транспортная накладная, путевой лист, документы экспедитора, акты и сопроводительные документы. Их печатают, подписывают у нескольких участников и складывают в архив.
Электронные перевозочные документы — это ровно те же самые документы, только в цифровом виде. Бизнес-процесс перевозки не меняется. Меняется способ оформления: вместо подписи ручкой — электронная подпись участников, вместо архива с папками — регистрация в государственной информационной системе.
У электронного документа она такая же, как у бумажного, — именно потому, что он подписан электронными подписями всех сторон и зарегистрирован в ГИС ЭПД.
Как понять, касается ли это вашей компании
Проверка занимает несколько секунд. Если ваша компания:
- отправляет грузы;
- перевозит грузы;
- организует перевозку;
- получает грузы —
вы участник цепочки ЭПД.
Два важных уточнения, которые чаще всего упускают.
Производство, торговля, строительство, сельское хозяйство, маркетплейсы, розница — все, кто участвует в товародвижении, попадают в цепочку.
Если компания просто закупает товары в офис, с 1 сентября транспортная накладная по этой поставке подписывается только через ЭДО. Отдельного «офисного» исключения нет.
Пять ролей в цепочке ЭПД
Ролей может быть несколько одновременно — это нормальная ситуация. Компания может быть и грузоотправителем, и грузополучателем, и перевозчиком.
Грузоотправитель
Инициирует перевозку и заключает договор перевозки. Это может быть поставщик, который сам нанимает перевозчика для доставки покупателю; экспедитор, который по поручению заказчика подбирает перевозчиков и заключает договор от своего имени; или покупатель, который самостоятельно нанимает транспорт для вывоза товара со склада поставщика.
Перевозчик
Любая компания, использующая собственный транспорт в коммерческих целях: автопарки и автоколонны, трамвайные и троллейбусные парки, городские и междугородние перевозки, экскурсионные автобусы, такси.
Экспедитор
Организует и сопровождает доставку груза от отправителя к получателю, подбирая машины из собственного пула партнёров-перевозчиков, на биржах или любым другим способом.
Грузополучатель
Любая компания, которая получает грузы: несетевая розница, распределительные центры с собственным транспортом и без него, строительство, сельское хозяйство, маркетплейсы, склады, крупные интернет-магазины и ритейл электроники, федеральный и региональный фуд-ритейл. И вообще любая компания, которая заказывает для себя перевозку товаров.
Медицинский работник или телемедицина
Участник оформления электронного путевого листа: проводит предрейсовый и послерейсовый медосмотр водителя и подтверждает допуск к рейсу. Осмотр может проводить штатный сотрудник компании или внешняя организация — во втором случае речь идёт о телемедицине с использованием специальных программно-аппаратных комплексов.
Какие документы переходят в электронный вид
По 140-ФЗ с 1 сентября 2026 года обязательными в электронном виде становятся:
Все виды ЭПД удобно разделить на три группы по степени готовности.
| Группа | Документы | Статус |
|---|---|---|
| Готовы, можно использовать уже сейчас |
Электронный заказ (заявка) — ЭЗЗ Электронная транспортная накладная — ЭТрН |
Обязательны с 01.09.2026 |
| Формат утверждён, реализация в процессе | Экспедиторская расписка, складская расписка, поручение экспедитору, железнодорожная и авиационная грузовые накладные | Обязательны с 01.09.2026 |
| Готовы и работают | Электронный путевой лист (ЭПЛ), электронная сопроводительная ведомость (ЭСВ), электронный заказ-наряд (ЭЗН), электронный договор фрахтования (ЭДФ) | Необязательны |
В общем случае ЭПЛ необязателен, но при перевозке алкогольной и спиртосодержащей продукции электронный путевой лист становится обязательным с 1 сентября 2026 года — на основании ФЗ от 03.04.2023 № 108-ФЗ.
Когда бумага всё-таки остаётся
Приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262 устанавливает исчерпывающий перечень случаев, когда транспортная накладная, заказ и заявка оформляются на бумажном носителе:
- военные перевозки, где Минобороны выступает грузоотправителем или грузополучателем;
- иностранный грузоотправитель или грузополучатель, не включённый в РАФП;
- каботажные перевозки иностранными перевозчиками из ЕАЭС;
- перевозка для физического лица в личных целях;
- отсутствие технической возможности направить документы в ГИС, если сбой зафиксирован ГосСОПКА;
- отсутствие интернета в населённых пунктах с действующими ограничениями;
- грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо;
- перевозка драгоценных металлов и драгоценных камней.
Отдельно приказ Минтранса от 03.04.2026 № 115 добавляет случаи, когда на территории введены режимы повышенной готовности или чрезвычайной ситуации, чрезвычайного или военного положения либо правовой режим контртеррористической операции.
Если ситуация в него не попадает, документ оформляется электронно.
Переходный период: чего он на самом деле не отменяет
Минтранс предложил до 1 марта 2027 года при проверках на дороге ограничиваться устным предупреждением. Многие компании восприняли это как отсрочку и решили не торопиться.
Налоговые риски возникают не с марта 2027 года, а с 1 сентября 2026-го. Основные:
Расходы по бумажной накладной могут не принять как подтверждённые документами, оформленными по требованиям законодательства.
Вычет могут снять как необоснованный, если первичный документ оформлен с нарушением требований закона.
Документ, оформленный с нарушением формы, могут расценить как фактически непредоставленный.
Подробный разбор с нормами Налогового кодекса — в отдельном материале.
Как устроена система: ГИС ЭПД и операторы
В центре системы находится ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов под управлением Минтранса России. Через систему межведомственного электронного взаимодействия она связана с ФНС, МВД, ФТС, Ространснадзором, Минздравом, Минсельхозом, Минприроды и Минцифры.
Напрямую бизнес к ГИС ЭПД не подключается. Работа идёт через операторов информационных систем ЭПД: операторов, получивших аккредитацию Минтранса РФ, всего 11.
Схема обмена выглядит так: участники перевозки формируют документы в виде файлов обмена — титулов, подписывают их усиленной квалифицированной электронной подписью и отправляют в ГИС ЭПД через своего оператора.
Это часть электронного перевозочного документа, содержащая информацию об определённом этапе перевозки — например, о погрузке или разгрузке. Технически это отдельный файл обмена. Количество участников в цепочке может быть любым.
Что должно быть у компании для работы с ЭПД
Подготовка складывается из четырёх слоёв, и каждый следующий опирается на предыдущий.
- Система учёта — например, 1С.
- Сервис ЭДО — 1С-ЭДО, а также разосланные приглашения контрагентам и настроенный роуминг с другими операторами.
- 1С-ЭПД, УКЭП и МЧД — сервис для работы с перевозочными документами, квалифицированные подписи сотрудников и машиночитаемые доверенности там, где подписывает не руководитель.
- Оператор ИС ЭПД — аккредитованный оператор, через которого идёт обмен с ГИС ЭПД.
Каждый слой требует времени: выпуск подписей, оформление МЧД, обновление релиза 1С, подключение контрагентов. Приглашения контрагентам — это не техническая настройка на вашей стороне, а переписка с десятками компаний, каждая из которых отвечает в своём темпе.
1С-ЭПД и 1С-ЭДО — это разные сервисы
Частая путаница: компания уже работает с 1С-ЭДО и считает, что к ЭПД готова. Это не так.
| 1С-ЭДО | 1С-ЭПД | |
|---|---|---|
| С кем обмен | Между контрагентами | Не только между контрагентами, но и с ГИС ЭПД |
| Какие документы | Бухгалтерские: УПД, счета-фактуры, акты, договоры | Логистические: ЭТрН, ЭЗЗ, экспедиторские документы |
| Кто работает | Бухгалтерия, финансовые менеджеры, директор | Логисты, механики, диспетчеры, водители |
Для работы с 1С-ЭПД требуется подключённый 1С-ЭДО. Без сервиса электронного документооборота начать работу с электронными перевозочными документами не получится.
Не только обязательность: что бизнес получает на практике
По данным ГК «Астрал», оплата за транспортные услуги поступает в среднем на 20 дней быстрее за счёт сокращения времени закрытия сделки.
Уходят затраты на бумагу, картриджи, услуги курьеров и архивацию. Документы хранятся 5 лет без места под архив.
Логисты, водители и бухгалтеры тратят меньше времени на ввод данных и поиск потерянных документов.
Бумажная накладная теряется и повреждается в пути. Электронный документ невозможно потерять или подделать задним числом.
Документы интегрированы с ГИС ЭПД, данные проверяются автоматически, ошибки в реквизитах исключаются.
Документы подписываются удалённо, в том числе водителями в рейсах без устойчивого интернета — за счёт офлайн-подписания.
Что делать прямо сейчас
- Определите, в каких ролях ваша компания участвует в перевозках: отправитель, перевозчик, экспедитор, получатель. Ролей может быть несколько.
- Проверьте, подключён ли 1С-ЭДО и актуален ли релиз конфигурации.
- Составьте список сотрудников, которые будут подписывать перевозочные документы, и проверьте наличие у них УКЭП и МЧД.
- Уточните у ключевых контрагентов, через каких операторов они работают, и настройте роуминг.
- Подключите 1С-ЭПД и протестируйте обмен на реальных перевозках до 1 сентября.
Прайм-1С поможет пройти подготовку за оставшееся время
Проверим вашу конфигурацию 1С, определим роли в перевозках, подберём типовое или проектное решение, поможем с выпуском подписей и МЧД и настроим обмен с контрагентами.
Частые вопросы
У нас нет своего транспорта. Нас это касается?
Да, если вы отправляете или получаете грузы по договорам перевозки. Грузополучатель — такой же участник цепочки документооборота, как перевозчик. При этом подписание титула 3 для грузополучателя бесплатное.
Мы уже работаем в 1С-ЭДО. Этого достаточно?
Нет. Это разные сервисы: 1С-ЭДО работает с бухгалтерскими документами между контрагентами, 1С-ЭПД — с логистическими и с обменом с ГИС ЭПД. При этом подключённый 1С-ЭДО обязателен для работы с 1С-ЭПД.
Правда ли, что до марта 2027 года штрафов не будет?
Речь идёт о предложении Минтранса ограничиваться устным предупреждением при проверках на дороге. Это не отменяет обязанность применять электронную форму и не защищает от налоговых последствий, которые возникают с 1 сентября 2026 года.
Что делать, если контрагент работает с другим оператором?
Используется роуминг — технология обмена документами между участниками, подключёнными к разным операторам. Он настраивается индивидуально для каждой пары контрагентов, поэтому начинать стоит заранее.
Что если на складе нет устойчивого интернета?
Основное решение — обеспечить связь в местах погрузки и приёмки. Если это невозможно, представитель на месте сообщает о приёмке ответственному лицу своей организации, и тот подписывает документ своей квалифицированной подписью.
Не уверены, с чего начать?
Опишите нам вашу схему работы — разберём, в каких ролях участвует ваша компания, какие документы вам понадобятся и что реально успеть до 1 сентября. Консультация бесплатная.
- Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ
- Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта»
- Федеральный закон от 03.04.2023 № 108-ФЗ
- Постановление Правительства РФ от 21.05.2022 № 931
- Приказ Минтранса России от 01.06.2026 № 262
- Приказ Минтранса России от 03.04.2026 № 115